‘Het Optimaal Digitaal Spel is een heel fijne leidraad om tot de kern te komen’

Enthousiast deed Carla van Lier mee aan de 1e test van het Wollige Woorden Spel. Bijna nog enthousiaster was ze toen ze spontaan vertelde over het succes van het Optimaal Digitaal Spel bij Rijkswaterstaat. Graag wilde ze uitleggen waarom ze zo blij met het spel is. “Het helpt om met elkaar keuzes te maken en zaken concreet te maken.”

Zoals bij andere organisaties worden er bij Rijkswaterstaat nieuwe programma’s gestart. “Een programma heeft vaak een deadline”, aldus de senior communicatieadviseur/projectleider Duidelijke taal, “dan moet er op een afdeling veel gebeuren, voor een bepaalde datum. Je hebt dan niet altijd ruimte voor de gewenste inbreng.”

Een van de hulpmiddelen

Het programma ‘Werk in Uitvoering’ werd anders aangepakt. “Dit is een overheidsbreed programma om de dienstverlening te optimaliseren”, verduidelijkt Carla, “hierbij werken we juist veel samen met collega’s van andere afdelingen. En daarbij gebruiken we
verschillende hulpmiddelen van Gebruiker Centraal. Een van die hulpmiddelen is het Optimaal Digitaal Spel.” Met de meer dan 100 tipkaarten van dit spel kunnen organisaties spelenderwijs hun dienstverlening verbeteren.

Open het spel ingegaan

Carla kent het Optimaal Digitaal Spel via haar collega Anita Dogterom. Zij heeft de spelleidertraining gevolgd, en was spelleider bij de laatste keer dat het spel binnen het programma gespeeld werd. Carla was blij dat ze Anita kon ondersteunen, door de deelnemers te begeleiden en te coachen. “Met 5 andere collega’s zijn we open het spel ingegaan. Dat werkte heel goed. Het is een fijne methode, voor teams die veel voor hun kiezen krijgen. De collega’s hadden echt het gevoel: ‘Er wordt naar ons geluisterd. En we kunnen aangeven wat we belangrijk vinden.’”

Trechtermethode

Wat de spelers meteen opviel, was dat ze veel keuze hadden. Heel veel keuze. “Alle opties waar ze iets mee wilden, stonden in de tipkaarten. En iedereen kon daar zijn of haar specialisme op loslaten. Ieder kon zo zeggen wat hij of zij het belangrijkste vond.” Daarna moesten ze kiezen wat voor het team het belangrijkste was. “Het is de trechtermethode: je begint met heel veel keuzes. Je begint met de ‘ik’, maar uiteindelijk kom je uit bij de ‘wij’. Daarna kies je samen als team wat het meest belangrijk is. En dan is de vraag hoe je dat uiteindelijk concreet gaat maken. Het spel is zo een fijne leidraad om tot de kern te komen.”

Concrete resultaten

Bij dat concreet maken, stranden vaak veel gesprekken en overleggen, weet Carla uit ervaring. “Dan heb je met je afdeling wel bepaald wat belangrijk is, maar dan blijf je steken bij: hoe kunnen we hier aandacht aan blijven geven.” Bij het Optimaal Digitaal Spel wordt dat meteen duidelijk. “Dit zet mensen aan het denken. Misschien moeten we ons werkaanpak veranderen? Maar ook: wat kunnen we morgen anders doen?”

Bij Rijkswaterstaat leverden de 2 sessies meteen concrete zaken op. Zoals een taaltraining voor de afdeling. Een ander resultaat was bewustwording: de spelers werden zich bewust dat de begrijpelijkheid van iets vaak ondersneeuwt als in tijdsnood gekeken wordt of het inhoudelijk klopt. “Die bewustwording is heel belangrijk. Daarna kan het pas aangepakt worden.”

Van sceptisch naar blij

Een voordeel hierbij was dat een leidinggevende mee deed. Tot tevredenheid van Carla. Zeker omdat zij aangaf dat ze het spel goed vond werken. Ook de andere deelnemers waren tevreden. “In het begin waren ze erg sceptisch. We hadden hen niet expliciet verteld dat het om een spel ging, maar ‘verkocht’ als een methodiek. Door het woord ‘spel’ hadden ze zich misschien minder serieus genomen gevoeld. Zo van: ‘we worden afgescheept met een spel’.” Uiteindelijk waren ze blij met dit spel, omdat het heel zichtbaar werd wat er nodig is. “Ze zagen dat dit iets anders is dan dat we het tot nu toe deden.”

Niet gewerkt met speelsets

Zoals Charlotte Holst van gemeente Haarlemmermeer en Jerry Downing van Publiek Interactief pasten Carla en Anita het spel aan hun behoeften aan. Bij Rijkswaterstaat werd niet met speelsets gewerkt. Ze bekeken alle tipkaarten en maakten een uitgebreide selectie. “We zochten er 75% uit. De tipkaarten waarvan we dachten dat er geen raakvlakken waren, hebben we eruit gelaten.” Volgens Carla werd alles geraakt door de gekozen tipkaarten. “We hebben niets gemist. We merkten dat het spel goed is getest, en dat het echt werkt in dit soort sessies.”

Moe en nagenietend

Ook de tijd dat er aan het spel werd besteed, was anders dan normaal. Niet 2 uur, maar liefst 3 uur. “Als je het doet, moet je er de tijd voor nemen, dat is onze ervaring.”
Maar doordat het spel zo lang duurde, was het erg intensief. Na afloop waren Carla en Anita moe en voldaan. “Het was ook op een warme dinsdagmiddag, aan het einde van de dag.” Het was fijn dat we daarna geen afspraken meer hadden.”

In de trein terug naar huis genoten Carla en Anita nog na. Eigenlijk geniet Carla nog steeds na van het succes. Zoals ook bleek tijdens de 1e testdag van het Wollige Woorden Spel. En tijdens dit gesprek.

Het Optimaal Digitaal Spel zal Carla dan ook zeker nog vaker begeleiden bij Rijkswaterstaat. Het plan is om in het najaar het spel nog bij minimaal 2 andere afdelingen in te zetten. Bij afdelingen die geraakt worden door het programma. En in het nieuwe jaar hopelijk nog vaker. “We merkten dat als je iets wilt herijken of starten met elkaar het een goede methode is. Het is geen tool op zich, maar het helpt om met elkaar keuzes te maken en zaken concreet te maken.”