Ook de snelkookpan-versie van Optimaal Digitaal Spel is waanzinnig ondersteunend

Normaal duurt het Optimaal Digitaal Spel maximaal 2 uur. Maar daar had Jerry Downing geen tijd voor in de masterclass die hij aan 40 deelnemers gaf. Hij maakte een snelkookpan-variant van 50 minuten. En dat werkte “waanzinnig ondersteunend” bij het doel van de masterclass. “Je kunt het inzetten op verschillende niveaus, zonder dat de essentie van het spel verloren gaat. Dat maakt het spel zo aantrekkelijk.”

Samen met Asha Narian is Jerry Downing eigenaar van Publiek Interactief. Ieder jaar organisatie het bedrijf samen met CKC Seminars de masterclass KCC Interactief. De masterclass van 10 mei ging over klantgerichtheid. “De masterclass draaide om 3 vragen: waar komen we vandaan? Hoe gaat het nu? En wat kun je allemaal doen?”

In totaal volgden 40 mensen de masterclass. Onder hen beslissers, managers, uitvoerders en klantcontactmedewerkers. Ze werkten voor verschillende organisaties, zoals klantcontactcentra (KCC), gemeentes, woningbouwcorporaties.

De focus lag op taal versimpelen. “Dat is best een hot item in de overheidswereld.” Volgens Jerry een wereld die een bubbel is. “We gebruiken prachtige taal, maar ondertussen is het voor de burgers flink billenknijpen.” In de masterclass wilde Jerry aandacht besteden aan begrijpelijke taal. “Maar dan zonder er Mickey Mouse-taal van te maken, waardoor de burgers zouden denken dat ze als dom werden gezien.”

‘Voilà, dit moet ik hebben’

Voor de inhoud van de masterclass zocht Jerry op internet. Regelmatig zag hij in de Google-resultaten de website van Gebruiker Centraal terugkomen. Daar kwam hij uit bij de hulpmiddelen. Zo stuitte hij op het Optimaal Digitaal Spel, een workshop in spelvorm, en daarmee een handig instrument om de dienstverlening te verbeteren.

Vooral de speelset ‘De Menselijke Maat’ prikkelde hem. “Die speelset sloot zo goed aan bij de opdracht die ik in mijn hoofd had. Zelf kan ik ook wel stellingen maken. Maar zo mooi en uitgebreid als deze zouden ze niet zijn. Ik wist meteen: voilà, dit moet ik hebben.”

Korter en met meer spelers

Hij vroeg het spel aan en kreeg het gratis thuisgestuurd. “Een heel mooi cadeau”, wist Jerry meteen. Het voldeed compleet aan de verwachtingen. “De website is zo uitgebreid en helder …. Als je dan nog verbaasd bent, heb je de website niet goed gelezen.” Het spelbord vond hij handig. Net als het spelboek. Al wist hij wel dat hij het anders zou inzetten. “Ik heb het niet op een hele brede manier gebruikt. Binnen de masterclass was er geen tijd om 2 uur lang het spel te spelen.” Hij maakte er een snelkookpan-versie van, die 50 minuten duurt.

Wat ook anders was dan bij de ‘gewone’ versie van het Optimaal Digitaal Spel was dat hij de 40 deelnemers in 4 groepen verdeelde. Normaal spelen 4 à 6 personen het spel. Maar 10 personen per tafel werkte ook goed, volgens Jerry. “Ze praatten met elkaar over de klantcase en over stellingen die er lagen. En zo zagen ze dat ze allemaal dezelfde klanten hadden, met dezelfde problematiek.”

Elke groep had de speelset De Menselijke Maat op tafel liggen. Zij kregen de opdracht om op een vel papier antwoorden op de volgende vragen op te schrijven: wat gaat goed? Wat willen we? En wat gooien we weg? Vervolgens moesten ze de kaartjes van de speelset verdelen over deze 3 onderwerpen. Dat de deelnemers ook kaartjes mochten leggen bij wat al goed ging, beviel hen. “Dat doen we al goed, klonk het. Daar mogen we ons best bewust van worden.”

50 minuten bleek genoeg

Nadat er 3 stapels waren, gingen de deelnemers kritisch kijken naar wat er snel opgepakt kan worden en wat op lange termijn. En dat in 50 minuten. Dat bleek genoeg. “Ik heb maar 1 groep moeten zeggen: de 50 minuten zijn om. Die groep zat in de laatste fase. De andere groepen hadden genoeg tijd.”

Na het spel praatte Jerry nog 10 minuten na over deze oefening. “Ik vroeg naar een top 3 prioritering. Iedereen kon deze geven. Daar trek ik de conclusie uit dat iedereen actief heeft meegedaan.” Op zijn vraag of deze vorm bij de deelnemers paste, kreeg hij te horen: ‘Ja, hier kan ik mee aan de slag.’ “Dat was het grootste compliment. Ik heb geen feedback gekregen dat het wat langer had gemogen.” 1 reactie is Jerry specifiek bijgebleven. “Een dame was zo blij met deze oefening. Eindelijk ben ik gestart met mijn plan van aanpak dat ik wil gaan presenteren.”

Het Optimaal Digitaal Spel zorgde zo voor een actieve afsluiting van de ochtend. Daarna was het tijd voor de lunch. De gesprekken gingen nog steeds over het spel. “De verbinding werd gevonden. Ze bleven niet bij hun eigen plekje, maar wilden van elkaar leren. Dat was fantastisch om te zien.”

Waanzinnig ondersteunend

Jerry merkte dat zijn snelkookpan-versie van het Optimaal Digitaal Spel goed werkt. “Je kan er snel beslissingen mee nemen.” Het nut van het volledige, 2 uur durende spel ziet hij ook wel. “Als je de tijd kunt nemen, heeft dat zeker voordelen. Bijvoorbeeld als je echt bezig bent met een plan van aanpak. Maar het werkt dus ook als je wilt bepalen wat je nu doet, wat handig is en wat je weg moet gooien. ”

Sterker nog, de korte versie van dit spel was hierbij “waanzinnig ondersteunend.” Deze masterclass gaf Jerry dan ook het gevoel dat je met het Optimaal Digitaal Spel veel kanten op kunt. En dat het meer mogelijkheden heeft dan op de website staat.

Na het succes van deze masterclass overweegt Jerry ook met andere speelsets te werken. Al blijft de speelset De Menselijke Maat hem trekken. Deze neigt hij in te zetten in de training over interne klantgerichtheid die hij momenteel aan het ontwikkelen is. “Collega’s worden soms als zakelijke pionnen gezien. Maar als je een collega op een rottige manier benadert, werkt dat hetzelfde als bij klanten.” Wordt dat dan wel een volledige workshop of de snelkookpan-variant? Jerry denkt het laatste: “Ik ben er super enthousiast over.”