Optimaal Digitaal als verbinder

Wendy Thomassen, informatiespecialist bij de gemeente Weert en verbinder pur sang, volgde in september 2020 de Optimaal Digitaal spelleider training. In deze training leer je hoe je als spelleider het resultaat positief kunt beïnvloeden. Daarna speelde ze het spel met collega’s. Wat leverde het spel op voor de gemeente? Wendy en haar collega Mathijs Caelers, projectleider Dienstverlening, vertellen over de opbrengsten.

Wendy: ‘Ik ken het Optimaal Digitaal spel al een tijdje. We hebben zelfs het bordspel al een keer gespeeld. Een paar jaar geleden was ik op zoek naar tools om collega’s mee te krijgen in de ontwikkeling van digitale dienstverlening in onze organisatie. Ik kwam uit op de website van Optimaal Digitaal. Ik heb meteen een training gevolgd en het bordspel geïntroduceerd in de gemeente Weert. Het spel werd enthousiast ontvangen. Met die kennis en mijn wens om met mijn collega’s in contact te zijn én te blijven heb ik me ingeschreven voor de online training. Optimaal Digitaal online spelen werkt net even iets anders dan het bordspel dus daar wilde ik meer van weten.’

‘Juist in deze tijd vind ik het belangrijk om in verbinding te zijn én te blijven met mijn collega’s’

Wendy Thomassen, informatiespecialist gemeente Weert

Uit je comfort zone

Wendy Thomassen

‘Ik ben veel in gesprek met collega’s van verschillende afdelingen om te horen wat er zoal speelt’, vervolgt Wendy. En om te kijken hoe we als afdeling Informatiemanagement hierbij kunnen ondersteunen. Door het spel te spelen wil ik collega’s van allerlei afdelingen in contact brengen met elkaar. Op die manier wil ik vanuit diverse invalshoeken inzicht krijgen in onze (online) dienstverlening. Het spel triggert deelnemers namelijk om uit hun comfort zone te komen en te laten zien wat ze écht belangrijk vinden.’

Nieuw en verfrissend

‘De laatste keer dat we het spel hebben gespeeld was onder andere om kennis te maken met onze nieuwe projectleider Dienstverlening, Mathijs Caelers. Naast dat het spel een leuke manier is om kennis te maken, bood het ons ook de mogelijk om te onderzoeken wat wij voor elkaar kunnen betekenen. Dat pakte goed uit. Collega’s waren erg tevreden met het spel. Ze vonden het een nieuwe en verfrissende manier om elkaar te leren te kennen. Daarnaast gaf het duidelijkheid over hoe collega’s naar onderwerpen kijken als dienstverlening, digitalisering en privacy.’

Input voor het beleidsplan

Daar bleef het niet bij gelukkig. ‘Wij zijn aan de slag gegaan met de acties die we hadden bedacht’, vertelt Wendy. ‘Mathijs heeft de resultaten meegenomen in het beleidstuk ‘Visie op dienstverlening 2021′. Dat was heel waardevol voor mijn collega’s. De energie en tijd die ze in het spel hebben gestoken levert echt iets op.’ 

Agile werken

Mathijs Caelers

Mathijs: ‘Het spel leent zich uitstekend om op een scrum-achtige wijze met het verbeteren van je dienstverlening aan de slag te gaan. Je kunt de acties namelijk in een backlog zetten. Vervolgens kan een scrumteam daar verder aan werken. Het past dus goed bij agile en projectmatig werken. Daarnaast kun je het Optimaal Digitaal spel instrumenteel inzetten om bijvoorbeeld de samenwerking tussen teams te verbeteren. Zeker in een situatie waarin die samenwerking niet vanzelf gaat, kan het helpen om de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Stel je hebt een knelpunt dat meerdere afdelingen raakt, bijvoorbeeld telefonische bereikbaarheid, dan kun je meerdere belanghebbenden rondom dat thema bij elkaar zetten en samen oplossingen gaan bedenken.’

Communicatie toolbox

Het Optimaal Digitaal spel is erg goed ontvangen in de gemeente Weert. ‘Ja dat kun je wel zeggen’, vertelt Wendy. We zijn nu zelfs nu aan het onderzoeken hoe we het binnen onze organisatie structureel kunnen inzetten. Zo wil ik meer bewustwording creëren als het gaat om digitale dienstverlening. Het idee is om het Optimaal Digitaal spel op te nemen in onze interne communicatie toolbox om zo collega’s aan te moedigen het spel te spelen. De gesprekken hierover moeten nog wel gevoerd worden maar feit is wel dat het structureel willen gebruiken. Ik ben nu nog de enige spelleider binnen de gemeente Weert, dus wie weet, ga ik het straks druk krijgen’, lacht Wendy. ‘Je hoeft niet per se een training te volgen om spelleider te zijn maar het is wel handig vind ik dus ik raad het iedereen aan.’ 

Discussie

‘Wat ik het meest waardevol vind aan het spelen van het spel is, dat collega’s met elkaar in discussie gaan en dat ze elkaar weten te vinden. Het gaat om de discussies in het spel en elkaar overtuigen waar de prioriteiten liggen. Soms zijn er verhitte discussies maar soms is iedereen het verbazend snel met elkaar eens. Ik vind het leuk om te zien dat ze er plezier in hebben. Dat is voor mij stiekem het belangrijkste. Het maak op dat moment niet uit of het iets op de korte termijn of lange termijn oplevert. Ik wil graag mensen met elkaar verbinden en het Optimaal Digitaal spel is een leuke en laagdrempelige manier om mensen in contact te brengen’, besluit Wendy.