Plezier en samenwerken met het Optimaal Digitaal Spel

Op een leuke en interactieve manier met elkaar aan de slag gaan om de dienstverlening te verbeteren en de samenwerking te bevorderen. Dat was waar het managementteam van de gemeente Altena met maar liefst 3 tafels tegelijk mee aan de slag ging. We blikken terug op een enerverende dag met spelleider Ilona Fertoute.

Het lijkt een simpel doosje met kaarten

“Ons thema was samenwerken. Want een goede samenwerking heeft een positieve invloed op de kwaliteit van de dienstverlening. Na het samenvoegen van 3 gemeenten kwam uit onderzoeken naar voren dat de kwaliteit van de dienstverlening achterbleef. Ons doel was om samenwerken leuk te maken. En hoe kunnen we dat beter doen dan op een leuke een interactieve manier?”

Volgens Ilona lijkt het Optimaal Digitaal Spel een simpel doosje met fleurige kaarten. Maar de inhoud en interactie die het oplevert, verraste het team wel degelijk: “Het spel stimuleerde ons écht om met elkaar het gesprek aan te gaan. Om elkaar de ruimte te geven om naar elkaars argumenten en ideeën te luisteren. Iedereen deed heel actief mee en er werd zelfs een competitie van gemaakt aan de hand van de timer. Het was oprecht ontzettend leuk om als team te doen.”

Het verloop van het spel

Van tevoren maakte Ilona een selectie van 35 tipkaarten. “We hebben geprobeerd eruit te halen wat voor onze organisatie belangrijk is. Iedere deelnemer koos hier vervolgens 3 tipkaarten uit die voor hen belangrijk waren. Omdat we met 3 groepen van 6 deelnemers per tafel speelden, was het soms best een uitdaging om alles binnen de tijd uit te voeren. Soms moesten we een beetje improviseren, maar dat maakt het ook wel weer heel leuk.”

Ilona geeft aan dat het best spannend was om met de overgebleven tipkaarten aan de slag te gaan. “Uiteindelijk bleven er 6 tipkaarten per groepje over. Iedere deelnemer bedacht bij elke tipkaart een actie, die bij wijze van spreken morgen in de praktijk zou kunnen worden gebracht.  De acties hebben we geprioriteerd. Uiteindelijk heeft iedere deelnemer 1 actie geadopteerd en gaat daar ook daadwerkelijk mee aan de slag.”

De rol als spelleider

Ilona is in het dagelijks leven regisseur dienstverlening bij de gemeente Altena. Met name door  de periode van thuiswerken, kende ze nog niet alle deelnemers. Door het spelen van het spel werd de drempel volgens Ilona verlaagd om elkaar beter te leren kennen.

Ilona: “Iedere groep had 1 begeleider, waarvan ik er ook 1 was. Daarnaast had ik een dubbelrol om alles goed te coördineren en de tijd in de gaten te houden. Van tevoren heb ik de spelleidertraining gevolgd, dus ik had al geleerd om een leidende rol aan te nemen. Eigenlijk ging het spel vanzelf.”

Als Ilona iets moet noemen wat ze als spelleider lastig vond, noemt ze het concreet maken van de actiepunten. “Aan de hand van de overgebleven tipkaarten moesten de deelnemers een concrete actie bedenken. Dit lukte niet bij iedereen in 1 keer. Soms heeft iets meer tijd nodig en moet je het laten bezinken. Toch probeerde ik de mensen uit te dagen om iets nieuws te bedenken. Het is juist verfrissend om met verbeterpunten te komen en niet terug te vallen op dingen die je toch al van plan was om te doen.”

Concrete acties om de dienstverlening te verbeteren

“Uit onderzoeken bleek dat onze belangrijkste aandachtspunten zaten op het gebied van bereikbaarheid en terug reageren via e-mail en telefoon. Gebleken is dat dit niet zo zeer zit in het op orde brengen van processen en systemen, maar het zit vaak in de mensen zelf. Denk hierbij aan houding en gedrag. Vanuit daar willen we integraal de dienstverlening verbeteren.”

Ilona merkt op dat het thema samenwerken en elkaar leren kennen hier zeker aan bijdraagt. Want als je elkaar goed kent, is de drempel om hulp te vragen en elkaar te helpen ook lager. Bovendien draagt het bij aan een betere werksfeer. En het belangrijkste is dat de inwoner hierdoor beter en sneller antwoord krijgt op zijn vraag. Daar doen we het uiteindelijk voor.

Ilona: “Het was lang geleden dat iedereen ‘live’ was met elkaar. Het thema samenwerken is een belangrijk punt. Hoe maken we samenwerken weer leuk? Hoe kunnen we elkaar weer vinden en elkaar leren kennen? Het spelen van het spel heeft hier zeker aan bijgedragen. Het stukje lol hebben draagt echt wel bij aan de communicatie en omgang met elkaar. En dat werkt uiteindelijk door in de dienstverlening.”

Ook het Optimaal Digitaal Spel spelen?

Wil jij ook met jouw team aan de slag om op een leuke en interactieve manier met elkaar in gesprek te gaan? Bekijk onze pagina met de uitleg over het Optimaal Digitaal Spel.