Tip 75

Denk groter dan jezelf

samenwerking

Tijd voor een overkoepelend inzicht, na 74 tips. Groter denken dan jezelf, je afdeling, de eigen organisatie. Dat blijkt een basishouding van veel digitaal succesvolle collega ’s en ondernemers die een bijdrage hebben geleverd aan de ‘goede voorbeelden’ van Optimaal Digitaal. Hun adviezen en voorbeelden hebben we in deze tip verzameld. Dan zie je dat  ‘groter denken’ op veel verschillende manieren kan. Laat je inspireren en doe het ook!

Voorbeelden

Belastingdienst-overstijgend denken

Ik heb bijvoorbeeld ook vragen bij burgers in onze online community neergelegd over wat ze graag zouden zien op MijnOverheid. Dat is ook zo’n lijn naar de buitenkant van de Belastingdienst. Zodat we ook in dat soort ontwikkelingen onze rol spelen en pakken.

Janfolkert Muizelaar

Janfolkert Muizelaar

Raadgever Trends, Innovatie, Overheid, Strategie, Domein Interactie Belastingdienst Meer tips van Janfolkert

Geen gemeentehuis, geen balie, maar dichter bij de burger

We zijn een gemeente met 13 kernen in een uitgestrekt gebied. We hebben geen gemeentehuis, geen balie. We hebben een veilig virtueel kantoor dat 24/7 beschikbaar is en waarbinnen medewerkers afstemmen en hun werk doen. Collegevergaderingen vinden plaats bij bedrijven, op scholen of bij burgers thuis. Als het digitaal niet kan, gaan we op huisbezoek en we hebben een reizende “aanvraaglocatie”. We hebben een speciale bezorgingsdienst voor identiteitsdocumenten en rijbewijzen. Door onze mobiliteit zien de bestuurders en onze medewerkers de werkelijke situatie en zitten ze tussen de mensen. Iedereen is er blij mee, we zijn veel dichter bij burgers en bedrijven dan voorheen, we zijn slagvaardig, het is effectief, goedkoper en kweekt veel goodwill.

Jan Meijsen

Jan Meijsen

Gemeente Molenwaard Meer tips van Jan

Samenwerken: communities

Overheden kunnen ook in een community, een online platform, samenwerken en verbinden. Wij gebruiken dat ook. Er wordt daar gedeeld hoe onze diensten werken, er worden vragen gesteld die realtime worden beantwoord, het bevordert kennisopbouw, het biedt ‘tips and tricks’ hoe onze diensten werken.

Iwan van der Wolf

Iwan van der Wolf

Managing Director Portbase Meer tips van Iwan

Hordes verlagen in hele keten

We hebben ons verdiept in laaggeletterden, omdat dat zo’n grote groep is. We hebben er een aantal workshops mee gedaan, om een beter beeld te krijgen wat we met DigiD kunnen doen. Vervolgens hebben we met andere organisaties gesproken. En gezegd: het heeft niet zo veel zin als wij bij DigiD aan ’dumbing-down’ gaan doen, als ze daarna bij jullie voor de poort staan en tegen onleesbare teksten aanlopen. Dus moeten we in die hele keten die hordes verlagen. Dan zie je de reactie: ‘Ho wacht even, goed dat jullie het zo regelen, maar wij doen dat op deze manier’. Zo komen we er dus niet.

Erwin Koster

Erwin Koster

Productmanager DigiD, Logius Meer tips van Erwin

Neem collega’s mee door goede voorstellen

Collega’s meekrijgen is het lastigst. Die denken, bijvoorbeeld bij het aanvragen van een Wmo-voorziening: ‘Dat is helemaal niets voor onze doelgroepen om dat digitaal te gaan aanvragen. Onze doelgroepen zijn toch vaak ouderen, of mensen met een beperking. Die willen gewoon thuis een formuliertje met de hand invullen’.   Ik heb de collega’s toen met allerlei voorbeelden uit de praktijk en mijn eigen ervaringen meegenomen in de klantreis van een Wmo-aanvrager. Het heeft wat voeten in de aarde gehad, maar de e-formulieren zijn uiteindelijk in gebruik genomen. En nu blijkt bijvoorbeeld dat er na 4 maanden al 80 aanvragen digitaal zijn gedaan. Dus er is toch behoefte aan. Toch blijkt het vaak nog moeilijk om ‘van buiten naar binnen’ te denken in plaats van ‘van binnen naar buiten’. Het is zo vanzelfsprekend dat je het voor jezelf zo gemakkelijk wilt maken en vaak niet nadenkt hoe de klant dit ervaart.  Ik moet soms met hele goede voorstellen komen om ze te laten omdenken en enthousiast te krijgen.

Francine van der Poel

Francine van der Poel

Projectleider e-Dienstverlening, BAR-organisatie (gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk Meer tips van Francine

Maak gebruik van onze online burgers community

Ik zou andere overheidsinstellingen niet meteen adviseren om zelf ook zo’n online burgers community op te richten, zoals wij hebben gedaan. Maar hen in eerste instantie het aanbod willen doen om te verkennen of zij niet van onze community gebruik willen maken. Waarom zou je allemaal een eigen community moeten hebben?

Janfolkert Muizelaar

Janfolkert Muizelaar

Raadgever Trends, Innovatie, Overheid, Strategie, Domein Interactie Belastingdienst Meer tips van Janfolkert

Samenwerking door actief bieden van hulp

Vanuit het programma Online Persoonlijke Dienstverlening (OPD) proberen we die kennis uit te rollen naar andere diensten: dit zou voor jou interessant kunnen zijn. We bieden actief hulp aan.

Meer informatie: ICT dashboard Den Haag

Herman de Kievith

Herman de Kievith

Manager Projecten, Klantcontact en Innovatie, Dienst Publiekszaken Gemeente Den Haag Meer tips van Herman

Delen hoort bij voorlopersrol

In gebruikersgroepen en klankbordgroepen rondom de Berichtenbox doen we heel actief mee. We willen die rol van voorloperorganisatie, ambassadeursorganisatie, ook actief invullen door daar waar ons dat gevraagd wordt te laten zien hoe wij het aanpakken. Dat doen we zowel bij andere provincies als bij gemeenten binnen de eigen provincie. Delen is belangrijk. Nu doen we dat meer in de zendende dan in de ontvangende sfeer. Dat hoort  bij je rol als voorloper.

Maarten Post

Maarten Post

Provincie Noord-Brabant Meer tips van Maarten

Niet puur en alleen kijken naar ons belang

Als je mensen nodig hebt dan is het belangrijk om ze intensief mee te nemen en deel te laten nemen, zoals in zo’n traject als de ontwikkeling van een nieuw portaal. Dan gaat het veel sneller. Ik ben het meest trots op de goede samenwerking die we nu hebben met Slachtofferhulp Nederland en met slachtoffers zelf. Dat we elkaar nu continu helpen. Dat wij als Schadefonds niet puur en alleen kijken naar ons belang, maar ook kijken of we bepaalde dingen van Slachtofferhulp Nederland mee kunnen nemen. Zodat er voor iedereen wat aan profijt in zit.

Aafke Pleket

Aafke Pleket

Projectleider Digitaal Klantportaal Schadefonds Geweldsmisdrijven Meer tips van Aafke

Kennis delen

Ik werk ook nauw samen met de gemeente Utrecht. Toen ik wilde beginnen met LEAN in Stichtse Vecht ben ik daar aangesloten, we zijn daar opgeleid. Wij delen wel heel erg kennis, dat is ook een principe van LEAN: transparantie. Ik ga nu ook praten met een collega in Woerden en ik heb gespard met een collega in Houten. Dus je deelt alles met iedereen.

Guusje Schreven

Guusje Schreven

Agile Manager, Gemeente Stichtse Vecht Meer tips van Guusje

Kom bij ons voor de ontwikkeling van je apps

Wij hebben bijvoorbeeld ook een Mobile Competence Centre waar wij apps in bouwen. We hebben tegen de uitvoeringsorganisaties waarmee we onder andere in de Manifestgroep samenwerken gezegd: ga nou niet zelf zo’n ontwikkelstraat inrichten, maar kom bij ons. Als je iets wilt laten bouwen dan laat je dat bij ons bouwen. Dat gebeurt dus nu ook. We zijn nu bezig om samen met Logius en met het CJIB een Berichtenbox app te bouwen. Daarvan is de proefversie nu in select gezelschap uitgezet. De Universiteit van Nijmegen heeft daar een veiligheidstest op gedaan en dat heeft weer geleid tot een aantal aanpassingen die nu worden aangebracht. DUO is ook bezig met het laten bouwen van een app.

Janfolkert Muizelaar

Janfolkert Muizelaar

Raadgever Trends, Innovatie, Overheid, Strategie, Domein Interactie Belastingdienst Meer tips van Janfolkert

Geef ruimte om vrij te denken

Als je stappen wilt zetten moet je vrij durven denken. Van buiten naar binnen, niet vanuit structuren en systemen. Als leidinggevende moet je ook durven los te laten. Ik vertrouw op al die kwaliteiten van die mensen en energie die daar in zit, ik ga me daar niet mee bemoeien. Want ik denk dat we toch wel heel erg in overheidsland watervallen van opdrachtgevers, opdrachten en terugrapportages hebben. Daarmee zit je vooral in structuren en systemen. Dat beperkt creativiteit. En het beperkt ook het gevoel ergens een toegevoegde waarde aan te kunnen geven. Juist als mensen vrij willen en kunnen denken, dan moet je enige rol als manager zijn om hen te stimuleren en te faciliteren: zodat ze de dingen kunnen doen, zoals ze willen doen. Dat betekent dus ook links afslaan als we vooraf bedacht hadden dat het rechtsaf moest zijn.

Elzemarie Boender

Programmamanager Dienstverlening Gemeente Sudwest Fryslân Meer tips van Elzemarie

Samen sterker in dienstverlening

We zijn met vier gemeenten gaan samenwerken op het gebied van dienstverlening. Wij hadden als slogan bij deze nieuwe samenwerkingsvorm: ‘Samen sterker in dienstverlening’. Door krachten te bundelen kun je veel efficiënter en sneller je ontwikkelingen doen. Niet allemaal apart ongeveer hetzelfde gaan doen. We hebben hierdoor al snelheid kunnen maken en veel producten digitaal ontsloten.  En op social media hebben wij een webcareteam ingericht dat in principe binnen 2 uur reageert op alle berichten die over dienstverlening gaan. Samenwerking is echt een sleutel om verder te komen in dienstverlening. Ik zou andere gemeenten van harte adviseren: kijk of je krachten kunt bundelen, zodat je middelen en mensen veel efficiënter kunt inzetten en daarmee ook veel meer snelheid kunt maken. Ik denk dat daar heel veel winst in zit.

Elo de Mul

Elo de Mul

Directeur Dienstverlening Drechtsteden Meer tips van Elo

Meer tips over samenwerking

Alle tips over samenwerking