Ga gewoon van start, verbeter gaandeweg

Schrijf niet eerst een heel plan van aanpak voor duidelijk(er) taalgebruik, maar begin gewoon. En maak het klein. Dit zorgt voor snel resultaat. Dat is het mooie aan Direct Duidelijk: de resultaten zijn heel zichtbaar. Die kun je laten zien aan andere afdelingen. En de zichtbare resultaten helpen om de financiering voor vervolgstappen te krijgen.

Als je het zo doet als wij, dus het hele digitaliseringsproject in één keer uitvoeren, is het essentieel dat je niet voor een tien moet gaan. Dat je focus moet houden op datgene wat je voor ogen had. Wij zijn gegaan voor een zeven. Dat betekent dat niet alles helemaal is zoals we het zouden willen, in de optimale versie. Maar het is wel werkbaar. En het is wel duidelijk. Verbeter gaandeweg, dat gaat deels vanzelf. Want je krijgt vragen vanuit de klant, maar ook vragen vanuit de organisatie. Vragen of iets  niet anders of beter kan. Maar we hebben ook bij de start gezegd: hierna start het project Optimalisatie.

Gewoon doen! Als je het gewoon doet dan los je vanzelf wel op wat je tegenkomt. Er wordt heel veel nagedacht en gepraat en vergaderd. Als je die tijd nu stopt in het gewoon doen, dan ben je twee of drie keer zo snel klaar en heb je veel meer effectiviteit. Zeker als de doelen helder, scherp en concreet zijn vastgesteld, in die twee A4-tjes!

Dat vind ik ook wel belangrijk: we zijn gewoon gaan doen, niet alles van tevoren helemaal gaan uitwerken op de ambtelijke manier. Maar gewoon agile beginnen en kleine stappen zetten. Uiteindelijk gaat het gewoon bewegen en zie je wel wat er nodig is in een formalisatie of in capaciteit of in hoe je bepaalde dingen gaat inrichten.

Ik kon me heel goed vinden in deze tip. Dat is ook iets waar we mee bezig zijn. We zijn van start gegaan en aan de hand van feedback van klanten én medewerkers verbeteren we tussentijds. We passen zo formulieren aan op bijvoorbeeld taalgebruik, of op het gebruik zelf.

De gemeente Montferland is sinds een klein jaar aangesloten op MijnOverheid Berichtenbox. Inmiddels maken er binnen de Gelderse gemeente zes processen gebruik van de digitale overheidspostbus en nog eens twee staan op stapel. Daarmee behoort Montferland tot de landelijke koplopers. “Een echt plan hebben we niet, we doen gewoon.” Marco Robins en Hans Volbeda van de gemeente Montferland raden gemeenten die nog niet zo goed weten wat aan te moeten met de Berichtenbox, aan om gewoon aan de slag te gaan.

Bron: Ibestuur online: ‘Berichtenbox past in Montferland in groter plan’.

Als je met afdelingen samen processen moet inrichten dan hebben zij daar vaak geen tijd voor. Dus dat hebben wij gedaan, vanuit informatiebeheer. Vervolgens hebben we het voorgelegd aan de betreffende afdeling en gevraagd wat ze ervan vonden en of ze er mee konden leven. Een hele vrije exercitie in ontwikkelingen. Je moet gewoon dóen, van start gaan met een stelletje slimme mensen. Mensen die echt procesmatig en projectmatig kunnen denken. Op die manier zijn we gaan digitaliseren.

De kracht is eigenlijk: start maar gewoon. Je kunt er eindeloos over discussiëren hoe je de ketens wel of niet moet inrichten, waarbij vervolgens alle actie doodslaat. Gewoon starten levert vaak al meer dan genoeg vragen op.

We hebben als casus organisatie van Massaal Digitaal een hele mooie kwalitatieve rapportage gekregen. Daar zijn we mee aan de slag gegaan. We hebben gekeken: wat kunnen we op korte termijn oppakken. Dat waren veel communicatiepunten. (…). Maar er zijn ook barrières die meer tijd kosten. Die hebben we ingedeeld in wat ons kansrijk lijkt en wat we sowieso niet gaan doen. En vervolgens hebben we bij de kansrijke acties onderscheid gemaakt in welke we meteen gaan uitvoeren en welke we eerst nog parkeren. Daardoor pak je steeds een volgend stuk aan.

We hebben er veel effort in gestoken om al onze producten en diensten digitaal beschikbaar te maken. Daarvoor hebben we de afgelopen jaren een programma e-dienstverlening gehad. We hebben soms besloten om digitaal door te voeren, ook al kost het ons op dit moment wat meer werk. We hebben steeds voorop gesteld: de burgers en bedrijven van Overijssel moeten er beter van worden. In een tweede fase volgt dan de achterkant. We proberen de hele keten te automatiseren maar niet in één keer, want dan duurt het 1,5 jaar voor je iets hebt.

“Werk met een korte cyclus, lever snel iets op, wacht niet een half jaar tot het helemaal klaar is. Ontwikkel steeds door. Elke twee weken hebben we een nieuw product dat we aan de klant kunnen laten zien, één keer in de twee maanden doen we dat ook echt. In werkgroepen met klanten laten we het zien en krijgen we input. We kijken of het ook heeft gedraaid op de servers; je ziet direct of het werkt. Daarna voeren we de wijzigingen door.”

“Probeer het niet te groots op te pakken. Betrek niet ‘de hele wereld’ bij de opzet van het digitale project en tijdens de besluitvorming. Probeer échte stakeholders aan tafel te krijgen, die ook echt kennis van zaken hebben. Houd de groep die besluit zo klein mogelijk, zodat je ook echte slagkracht hebt. We zijn verder continu in de weer om te verbeteren. Aandacht voor nazorg, voor communicatie met alle partijen. Zorg dat plannen aansluiten. Als het niet aansluit, vraag je dan af: wat kan ik nog doen? Hanteer daarbij de 80/20 regel: het kan niet voor 100% voor iedereen geschikt zijn.”

“We proberen ons meer en meer als ondernemers te gedragen: door gewoon te doen. Een pragmatische organisatie te zijn, iteratief. We doen een risico-inventarisatie op hoofdlijnen, gaan af op ons gut feeling, we beginnen gewoon. Calculeren in dat we een paar keer op onze snuit gaan. Niet wachten, plannen maken, anders is het al weer verouderd als je begint. Stilzitten is geen optie, je moet bewegen. Gewoon DOEN”.

“We verschuilen ons te gemakkelijk achter regels: het ligt aan Den Haag, het staat zo in de wet… Wij zeggen: begin dan met lokale regels, en ga de ‘strijd’ aan met het ministerie. De top daar wil best weten van innovatie. Als mensen met de wet aankomen, zeg ik: Laten we die eens goed bekijken. 99 van de 100 keer blijkt het geen hindernis.”

“Het belangrijkste is dat we zaken stap voor stap oppakken. Bij de overheid is het lang een goede gewoonte geweest om een product pas uit te rollen als het voor 100 procent rond is. Tja, dat kan bij zo’n omvangrijk project als digitalisering van je dienstverlening jaren duren en dan is alles wat je ontwikkeld hebt alweer uit het stenen tijdperk! Wij doen dat anders en vooral ook in nauw contact met de gebruikers.”