Tip 104

Gebruik het juiste kanaal op het juiste moment

kanaalsturing

Ga ook in je kanaalkeuze uit van de klantreis en de burger. Niet het kanaal maar goede dienstverlening is het uitgangspunt. Onderzoek op welk moment in het proces je de gebruiker het beste kunt benaderen, bereiken of bedienen via welk kanaal. Wat is het meest effectief en gebruiksvriendelijk? Dat kan leiden tot een mix van verschillende kanalen. Zorg dan wel dat die kanalen in dat proces op elkaar aansluiten. Kanaalgebruik en -voorkeur kunnen verschillen per doelgroep. Het is ook geen statisch gegeven, maar kan verschuiven gedurende de tijd. Blijf dus checken of het kanaal dat je inzet (nog) wel voldoet of dat je moet switchen.

Voorbeelden

Wissel van kanaal indien nodig

Aan de toegangskant moet je altijd zorgen dat er andere mogelijkheden zijn. Ook op het gebied van kanaalwisseling, als je merkt dat het ene kanaal voor iemand niet werkt. Het gaat er niet om dat iedereen de hele tijd via allemaal verschillende kanalen benaderd moet worden. Het gaat erom dat je iemand benadert op het moment dat het nodig is. Via het juiste kanaal. Wissel van kanaal, indien nodig. Bied maatwerk. Dat staat ook in de uitgangspunten van Gebruiker Centraal. Dat zijn voor ons belangrijke dingen.

Jeanine Verhoef

Projectleider Digitalisering, Bureau Nationale ombudsman Meer tips van Jeanine

Je moet je gewoon richten op goede dienstverlening

Begin niet vanuit een kanaal te denken. Dienstverlening is omni-channel. Burgers en ondernemers gebruiken in een proces veelal meerdere kanalen door elkaar heen. Van online uitzoeken, kort bellen voor meer informatie, online indienen, tot aan de balie ophalen. Zorg dat die stappen in de afzonderlijke kanalen op elkaar aansluiten en denk vanuit dienstverlening en niet vanuit een afzonderlijk kanaal.

Tino de Velde

Adviseur Online Dienstverlening, gemeente Amsterdam Meer tips van Tino

Kanalenstrategie

Je kunt het ontwikkelingsproces langzaam maar zeker afpellen. Na het bepalen van strategie, doelgroepen en inzicht in mediagebruik, ga je nadenken hoe je daar met je kanalenmix op kunt aansluiten. Welke handelingen ga je met welk kanaal ondersteunen? Dat is een soort van kanalenmix. Bij complexe taken waar veel emoties bij horen kies je een rijk kanaal. Dat kan de telefoon zijn, of webchat, of Skype. Zodat burgers en ambtenaren goed door hebben of ze elkaar begrijpen. Bij een meer standaard probleem, waarbij emoties en haast niet zo’n rol spelen, kun je naar minder rijke kanalen uitwijken. Bijvoorbeeld naar een website, of een bepaalde app. Waarbij het niet zo heel erg nodig is dat de communicatie ondersteunt wordt door beeld en geluid. Dat is je kanalenstrategie.

Wolfgang Ebbers

CFES Universiteit Twente Meer tips van Wolfgang

Soms is eerst een thuisbezoek efficiënter

Dat doen we ook voor complexe zaken, zoals een bouwvergunning. Vroeger ging die aanvraag enkele keren op en neer. Dat is kostbaar en voor niemand fijn. Nu gaat onze bouwspecialist langs en kijkt, helpt, adviseert. Hij kent de regels, waarna de digitale aanvraag in één keer goed wordt uitgevoerd en in ons systeem wordt verwerkt, en de status kan worden ingezien. Dat is veel efficiënter en prettiger voor iedereen. Bezoek kost geld, maar we besparen zo veel.

Jan Meijsen

Gemeente Molenwaard Meer tips van Jan

Wel kanaalsturing, geen kanaalconcurrentie maar differentiatie

We willen uit de kanalenconcurrentie blijven. De focus ligt op het doorontwikkelen van alle kanalen. Voor je het weet focust iedereen op digitaal, daar moet je voor uitkijken. Je moet kijken welk kanaal binnen het proces het beste is op welk moment. Als het bijvoorbeeld over het verlenen van zorg gaat dan is het soms beter te starten met een gesprek. Je wilt mensen graag zien, en dan kan het vervolg uiteraard nog wel digitaal worden aangeboden en afgehandeld.

Esmeralde Marsman

Gemeente Rotterdam Meer tips van Esmeralde

Niet indelen rond kanalen maar vanuit klantreis

Onze afdeling online bleek elke keer in een projectachtige fase te blijven steken, van nieuwe verbeteringen en nieuwe aanpassingen. Projecten bewegen zich te vaak los van de rest van de organisatie. We hebben nu besloten om te stoppen met die afdeling online en deze onder te brengen onder de afdeling Operations. We gaan ons niet meer volledig indelen in afdelingen per kanaal, dus niet meer telefonie, balie of online. We gaan vanuit een klant en een klantvraag werken. Daarmee laat je het ene kanaal los en ga je naar een kanalenmix. Maar eigenlijk ga je vooral denken vanuit de klantreis.

Tino de Velde

Adviseur Online Dienstverlening, gemeente Amsterdam Meer tips van Tino

De focus moet op totale dienstverlening

De enorme focus op online dienstverlening is suboptimaal. De focus moet liggen op het totaal. Ik kom uit het bedrijfsleven. Ik heb dit meegemaakt begin 2000, toen ik dit soort werkzaamheden voor bijvoorbeeld de ABN-AMRO deed. Die kwamen heel snel terug van het splitsen van diensten, omdat meteen de rentabiliteit werd geraakt. Alles moet juist in lijn zijn met elkaar, niet apart digitaal en een apart KCC. Je ziet nu ook dat Coolblue winkels aan het openen is. Die komen er ook achter dat ze dan toch meer rendement gaan draaien. Dat is het lastige bij de overheid. De drive om de winkel meer effectief te laten werken ontbreekt, omdat het geld er toch altijd wel is.

Bart van Eijck

Organisatie adviseur, Vecim Meer tips van Bart

Communitymanager verbindt on- en offline participatietrajecten

We zijn in participatietrajecten bezig met het ophalen van reacties van betrokkenen en geïnteresseerde mensen, om te kijken hoe zij over bepaalde zaken denken. Dan gaat het over e-participatie, maar tegelijkertijd ook over echte bijeenkomsten. Zo’n community manager beweegt zich zowel online als offline. Een groot deel van de mensen in een community is vaak digitaal vaardig, die zit op Facebook en die praat online mee en vult online enquêtes in. Maar je hebt nog steeds een groep die dat liever op een andere manier doet.  Dus eigenlijk werken we continu aan versterking door on- en offline met elkaar te combineren. Dat doet de communitymanager ook.

Charlotte Holst

Adviseur dienstverlening & online media, Gemeente Haarlemmermeer Meer tips van Charlotte

Snel ontdekken van verschuivingen in kanalen door elke dag te luisteren

We testen met het Mobile Media Lab niet alleen, maar we luisteren ook aan het begin van ontwikkelingen. Als we zien dat mensen minder sociaal worden, dus minder berichten op Facebook, Twitter of Instagram plaatsen, dan kijken we waar dat aan ligt. De afgelopen jaren blijkt WhatsApp in een behoefte te voorzien, waarbij mensen in kleine kringetjes veilig kunnen communiceren. Dat haalt veel mensen weg bij de oorspronkelijk open social media. Toen we dat ontdekten, hebben we gezegd: misschien moet de politie daarmee gaan experimenteren. Als mensen de politie iets willen melden, kan dat dan niet via WhatsApp? Daarvoor hebben we een pilot draaien in Tilburg. Dat ontwikkelen we, en evalueren we iedere keer met andere groepen burgers. Die trends in verschuivingen van kanalen ontdekken we vooral onder de jeugd, omdat we op scholen en universiteiten staan. Bij veel jongeren zien we een snelle verschuiving, al is dat de laatste twee jaar wel een beetje stil gaan staan. Daarvoor waren er grote verschuivingen. Dat jongeren afscheid namen van Facebook, en vertrokken naar Instagram en Snapchat. Dat merken wij omdat we elke dag luisteren. We staan drie keer per maand op steeds een andere school. En stellen de vraag: wat doen jullie de hele dag op die mobiele telefoon? Na twee, drie maanden merken we verschuivingen. Zo zien wij trends die een jaar later in rapporten naar voren komen. Dan weten wij het al lang.

Ed Sabel

Projectleider Mobiel Media Lab, Politie Meer tips van Ed

Digitaal is niet per definitie beter

Ik denk niet dat digitaal per definitie beter is. Ik hoorde laatst een verhaal van iemand die advies moest geven over een nieuwe gemeentewebsite. Die adviseerde op basis van de cijfers om de website op te heffen en om dat geld te investeren in vlaaien en een fiets voor iemand die de paspoorten rond kon brengen. Omdat er zo veel geld in die website werd geïnvesteerd en deze oplossing meer tevredenheid bij die inwoners zou opleveren. Uiteindelijk gaat dat ‘m niet worden, maar die manier van denken is wel goed. Het gaat er uiteindelijk niet om de bureaucratische meuk die we al hadden te digitaliseren. Het gaat er om mensen op een prettige manier de dienstverlening van de overheid te laten afnemen.

Wouter Welling

Beleidsmedewerker digitale overheid, ministerie BZK Meer tips van Wouter

Waarom werkt dit?

De effectiviteit van dienstverlening wordt bepaald door een combinatie van bereik en gebruik. Door kanalen te kiezen die écht gebruikt worden door de doelgroep is die effectiviteit optimaal te beïnvloeden. De tijd en moeite die gestoken wordt om een kanaal op te tuigen wat niet gebruikt wordt, is verloren. Want: als het niet gevonden wordt, bestaat het niet.

Onderzoek

De Nationale Ombudsman heeft de effectiviteit van de communicatie van de overheid onderzocht. Wat komt daaruit naar voren als het gaat over de kanalen?

Uit het onderzoek naar de effectiviteit van de informatieverstrekking van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO):

  • DUO ziet e-mail als zeer belangrijk communicatiemiddel, maar de e-mailadressen zijn vaak niet actueel en worden door de (oud)-studenten niet meer gebruikt.
  • (Oud-)studenten begrijpen niet waarom DUO niet even telefonisch contact opneemt bij achterstand in betalingen (maar wel automatisch e-mailberichten blijft versturen), om na te gaan of de schuld überhaupt wel bekend is.

(Bron: Rapport Nationale ombudsman)

Conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek naar knelpunten voor burgers bij MijnOverheid:

  • Burgers mogen zich niet gedwongen voelen om gebruik te maken van een digitaal kanaal.
  • Verken hoe burgers (digitaal) willen communiceren met de overheid.
  • Monitor of geactiveerde accounts langere tijd niet worden bezocht terwijl er nieuwe berichten in staan.
  • Benader die eigenaars via een ander kanaal om na te vragen of ze van die ontvangen berichten op de hoogte zijn.
  • Monitor of e-mailnotificaties bij de burger aankomen. Neem via een ander kanaal contact op als berichten niet aankomen.

(Bron: Rapport Nationale ombudsman)

 

Conclusie

Houd in de gaten of je boodschap wel aankomt via het kanaal dat je gebruikt. En of dat kanaal wel als prettig en wenselijk wordt ervaren. Blijf daarvoor in contact, eventueel via een ander kanaal, met je gebruiker.

Meer tips over kanaalsturing