Tip 45

Gebruik wat er al is

samenwerking

Als je iets wilt ontwikkelen, is het verstandig om eerst goed om je heen te kijken naar wat er al is. Veel overheidsorganisaties hebben de neiging om in hun eentje aan de slag te gaan en zo steeds weer het wiel opnieuw uit te vinden. Terwijl er juist veel overeenkomst is in waar organisaties mee bezig zijn en in wat ze nodig hebben. Je kunt producten of diensten van anderen kopiëren (nadat je dat hebt gevraagd), er op voortbouwen of er misschien gebruik van maken. Dat bespaart geld, tijd en energie die je ergens anders in kunt steken.

Voorbeelden

Kijk bij andere gemeenten

We hebben bijvoorbeeld in Ede gekeken. Die hadden een voiceherkenningssyteem voor het KCC. Doordat we daar een goed voorbeeld zagen van een nieuw product hebben we vrij snel gezegd: dat kunnen wij ook gaan doen. Er waren ook nog collega’s in Friesland die dit ook al deden. Dat was dan weer wat verder weg. Maar daar hebben we mee gebeld: wat zijn jullie ervaringen? En zo doen wij nu ervaring op met iets wat we in Ede hebben gezien. Waarvan we binnenkort de eerste baten kunnen melden. Hebben we een inwoner sneller aan zijn antwoord kunnen helpen. Daar was het ons om te doen.

Constance Boogers

Hoofd Ontwikkeling I&A, Gemeente Nijmegen Meer tips van Constance

Delen van beschikbaar materiaal

Ik wil materiaal heel graag delen met anderen en verbreden binnen de organisatie. Alles wat we hier aan de Turfmarkt doen rond bewustwording van informatieveiligheid kan worden hergebruikt door anderen. Ook bij andere BZK-onderdelen krijgt het onderwerp aandacht. Dus het is niet alleen een kwestie van materiaal halen, maar ook een kwestie van materiaal samen bedenken, samenbrengen en samenwerken. Ook het materiaal van andere vestigingen is dus van harte welkom.

Annet van Veen

Adviseur, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Meer tips van Annet

Kijk eens over de grenzen van je eigen domein heen

Ga veel meer ‘leentjebuur’ spelen, buiten de kaders van je eigen domein. Een voorbeeld. Een uitvoeringsorganisatie vraagt mij letterlijk om een ‘Basisregistratie’ voor hun sector op te zetten. En ik denk, maar wacht eens even. 1) is er toch geen wet die zegt dat zij deze basisregistratie mogen maken. En 2) deze registratie bestaat al! Namelijk het Handelsregister en dat werkt best goed. Mijn tip is dus: als je dingen gaat ontwikkelen, kijk eens over de grenzen van je eigen domein heen. In dit geval heb je met het Handelsregister authentieke gegevens die wettelijk verplicht gebruikt moeten worden, mede gebaseerd op het BSN van de bestuurders. En gebaseerd op de Basisregistratie Adressen, zodat je zeker weet dat ook het juiste adres is. En als een bedrijf failliet gaat dan weet je dat meteen, want dat staat er ook in. Kortom, je hebt heel veel informatie. Je kunt daar zelf je sectorale gegevens aan toe voegen. Dat is een stuk minder werk.

Roy Tomeij

Aanjager digitale overheid Meer tips van Roy

Gebruik wat er al is: kijk bij NCSC

Het NCSC (National Cyber Security Center) doet veel vanuit de overheid voor informatiebeveiliging. Ze koppelen ook private partijen aan de overheid, zetten groepen op waarin mensen informatie met elkaar delen. Het NCSC heeft ook whitepapers die je helpen te bepalen wat veilig is en wat niet. Bijvoorbeeld bij encryptie. Zij hebben een whitepaper waar in staat: dit is voldoende veilig, dit is nog beter en dit is onvoldoende. Je hoeft niet allemaal zelf het wiel uit te gaan vinden.

Joab de Lang

Concern Information Security Officer, Gemeente Rotterdam Meer tips van Joab

Verzin niks nieuws

Mijn eerste tip is: verzin niks nieuws. In Nederland hebben we nogal eens de neiging om alles op onze fantastisch briljante manier zelf opnieuw te willen verzinnen. Ik denk dat je als overheid de verantwoordelijkheid hebt om zo min mogelijk zelf te verzinnen, en zo veel mogelijk het beste te jatten om als voorbeeld te gebruiken. Daarvan vind ik Optimaal Digitaal een prachtig voorbeeld. Dat moet je ook op grotere schaal doen, door te kijken naar wat de landen om ons heen doen. Wat zijn handige dingen die je mee kan nemen? Het grootste gedeelte is geen rocket science en kan je gewoon overnemen.

Wouter Welling

Beleidsmedewerker digitale overheid, ministerie BZK Meer tips van Wouter

Gebruik beschikbaar materiaal

Op onze site staat materiaal wat mensen kan helpen bij informatieveiligheid. Daar staat bijvoorbeeld een filmpje op, met ondertiteling, over hoe je veilig met je ID om moet gaan. Instanties kunnen dat gebruiken in ruimtes waar mensen zitten te wachten. Zie www.rijksoverheid.nl/identiteitsfraude. Daar is ook ander communicatiemateriaal te vinden.

Helen van der Sluys

Coördinator Centraal Meldpunt Identiteitsfraude en –fouten, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties Meer tips van Helen

Neem de basisregistraties op in je proces

Voordat je een uitkering doet aan een bedrijf of organisatie check dan automatisch of deze niet in het Insolventieregister bekend is. Door het raadplegen van dit register voorkomt bijvoorbeeld een uitvoeringsorganisatie in de zorg dat zij grote uitkeringen doen aan een failliete instelling. Gebruik die basisregistraties. Dit kun je met één handeling en een beetje software meenemen in je proces.

Roy Tomeij

Aanjager digitale overheid Meer tips van Roy

Delen moet de norm zijn

In de haarvaten van de Nederlandse ambtenaren en organisaties zit, dat wanneer een probleem wordt aangedragen, daar een oplossing voor verzonnen gaat worden. Ik denk dat iedere vorm van dienstverlening die de overheid ontwerpt open moet zijn, tenzij er een goede reden is om dat niet te doen. Eigenlijk is delen de norm. Zo’n platform als Optimaal Digitaal met tips moet de bibliotheek zijn voor iemand die bijvoorbeeld bij een afdeling dienstverlening werkt en een probleem heeft. Het is maf dat mensen überhaupt zelf gaan nadenken. Misschien is dat wel een soort van ambtelijke arrogantie, dat je denkt dat jouw probleem heel uniek is.

Wouter Welling

Beleidsmedewerker digitale overheid, ministerie BZK Meer tips van Wouter

Hergebruik gegevens: ga uit van wat er al bestaat en vraag daarna pas

Hergebruik van gegevens is het basisprincipe dat je voorop moet stellen. Als je kijkt naar vergunningsformulieren, dan is 80% precies hetzelfde. Je moet dus elke keer weer hetzelfde aanleveren. De gedachte achter bijvoorbeeld het Ondernemingsdossier is ketenomkering. Ondernemers leggen al heel veel vast in bestaande digitale systemen. Die hebben hun administratieve systemen, kwaliteitssystemen, doen BTW-aangifte et cetera. Als je als overheid die set gegevens nu eens als uitganspunt neemt. Kijk in basisregistraties, in eerdere aanvragen en vergunningen. In plaats van dat je standaard eerst dingen uit gaat vragen. Dan keer je echt de keten om. Je gaat eerst uit van wat er al bestaat en wat eenvoudig beschikbaar is. Pas als het echt nodig is kun je aanvullend uitvragen.

Arjen van de Dool

Teamleider Kennis, Projecten en Domeinen, Koninklijke Horeca Nederland (KHN) Meer tips van Arjen

Val burger zo min mogelijk lastig: maak gebruik van beschikbare overheidsinformatie

Bij digitaal contact tussen overheidsorganisatie en burger wordt er vaak een wirwar van allerlei informatie aangeboden, die een burger eigenlijk nauwelijks begrijpt. Dan moeten ze door allerlei schermen heen en allerlei gegevens aanvragen, opzoeken en invullen. Wij hebben het bij ‘kwijtschelding’ anders ingericht: wij stellen eigenlijk maar vijf vragen. Daarmee kunnen wij een goed beeld krijgen of die persoon in aanmerking komt voor een kwijtschelding. Met die gegevens en hun registratie als burger, die wij weten omdat er met DigiD is ingelogd, gaan we zelf uitzoeken of die persoon wel of niet in aanmerking komt. We kunnen informatie bij de Belastingdienst en allerlei andere instanties opvragen, omdat we weten wie hij is. We weten zijn BSN. Dan hoeven we die gegevens niet nogmaals aan die burger vragen.

Robert Hauwert

Projectleider Informatiemanagement Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Meer tips van Robert

Waarom eigen spullenboel?

Waarom hebben we 390 gemeenten en waarom hebben die allemaal hun eigen spullenboel? Dat geldt ook voor het sociale domein. Ze willen daar zelf hun autonomie hebben, terwijl wat we eigenlijk zouden moeten willen is dat je het één keer laat bedenken en het door meerdere gemeenten laat uitproberen zodat je daarna kunt opschalen naar de rest. Dat blijkt in de praktijk erg lastig; je hebt de gemeenten nu eenmaal niet aan een touwtje. Je kunt niet zeggen: zo gaan we het doen! Maar dat zou voor bepaalde onderwerpen best wel het aanbevelen waard zijn. We kijken nu samen met de commissie Dienstverlening en Informatievoorziening van de VNG naar welke best practices er zijn en hoe we die kunnen opschalen naar meerdere gemeenten. Het is ook een speerpunt van de Digitale Agenda 2020 van de Commissie. Voor deelnemende gemeenten zou de financiering goedkoper moeten zijn. Dat zou wat mij betreft de weg zijn om te gaan. Dat je het aantrekkelijker maakt voor gemeenten om aan te sluiten bij wat er al is en voorkomt dat iedereen weer zelf het wiel probeert uit te vinden.

(Bron: iBestuur 30 juni 2016)

Ruud de Vries

Wethouder Vlaardingen en ambassadeur van de Digicommissaris Meer tips van Ruud

Maak gebruik van onze online burgers community

Ik zou andere overheidsinstellingen niet meteen adviseren om zelf óók zo’n online burgers community op te richten, zoals wij hebben gedaan. Ik zou hen in eerste instantie het aanbod willen doen om te verkennen of zij niet van onze community gebruik willen maken. Waarom zou je allemaal een eigen community moeten hebben?

Janfolkert Muizelaar

Raadgever Trends, Innovatie, Overheid, Strategie, Domein Interactie Belastingdienst Meer tips van Janfolkert

Samenwerking en delen: KING standaarden

We proberen zo veel mogelijk  te volgen wat KING aan standaarden ontwikkelt, om daar in mee te gaan.

Henk Olthaar

I&A coördinator Gemeente Bronckhorst Meer tips van Henk

Gebruik wat er al is

Wij hebben in eerste instantie gebruik gemaakt van bestaande tools die wij niet zelf ontwikkeld hebben. Vier jaar terug zijn we begonnen met de Berichtenbox, daarin hebben we zelf niks aan ontwikkeling gedaan en dat gaan we ook niet doen. Het is een Rijks­tool, gemaakt voor de Dienstenwet. Daarvan hebben wij gezegd: dat is handig. Wij gaan hem verbreden en toepassen op al onze producten. In het verleden hebben we wel veel zelf ontwikkeld. Op een gegeven moment liep dat wat betreft geld en capaciteit behoorlijk uit de pas. We hebben toen besloten dat niet meer te doen. We moeten gewoon niet meer zelf ontwikkelen, maar handig gebruik maken van wat in de markt al aanwezig is en zich al bewezen heeft. Pik die op en ga die gebruiken.

Maarten Post

Provincie Noord-Brabant Meer tips van Maarten

Kom bij ons voor de ontwikkeling van je apps

Wij hebben een Mobile Competence Centre waar wij apps in bouwen. We hebben tegen de andere uitvoeringsorganisaties waarmee we samenwerken gezegd: ga nou niet zelf zo’n ontwikkelstraat inrichten, maar kom bij ons. Als je iets wilt laten bouwen, doe dat dan bij ons. Dat gebeurt dus nu ook. We zijn nu bezig om samen met Logius en met het CJIB een Berichtenbox app te bouwen. Daarvan is de proefversie nu in select gezelschap uitgezet. De Universiteit van Nijmegen heeft daar een veiligheidstest op gedaan en dat heeft weer geleid tot een aantal aanpassingen die nu worden aangebracht. DUO is ook bezig met het laten bouwen van een app.

Janfolkert Muizelaar

Raadgever Trends, Innovatie, Overheid, Strategie, Domein Interactie Belastingdienst Meer tips van Janfolkert

Meer samenwerken

De samenwerking is er wel, maar ik merk dat we gewend zijn om onze eigen gang te gaan. Dat iedereen iets heeft van ‘ik zoek het lekker zelf uit want ik ben uniek’. Dat doen wij ook wel een klein beetje. Ik merk dat in elk geval erg in de ‘slachtofferwereld’, zoals bij Politie, OM en Slachtofferhulp Nederland. Die zijn allemaal ongeveer met dezelfde ontwikkelingen bezig, maar iedereen doet dat toch wel redelijk op zichzelf. Het zou heel nuttig zijn als we meer samenwerken en elkaar meer zouden helpen.

Aafke Pleket

Projectleider Digitaal Klantportaal Schadefonds Geweldsmisdrijven Meer tips van Aafke

GEMMA formulieren als uitgangspunt

KING heeft veel GEMMA formulieren gemaakt. Daar hebben we eerst goed naar gekeken. Ze zijn heel uitgebreid. Dat is goed, die volledigheid, want je kunt beter iets weglaten.  Kijk er dus vooral naar. We hebben gekeken naar wat wel en wat niet voor ons van toepassing is. Daarna begin je zelf met bouwen van een formulier.

Lotte Albers

Communicatieadviseur online, Werkorganisatie CGM (Cuijk, Grave, Mill en Sint Hubert) Meer tips van Lotte

Alles is al een keer bedacht

Dat is natuurlijk niet helemaal waar, maar het geeft wel weer wat ik wil zeggen. Jij hoeft die voorziening niet zelf te maken. Ga op zoek naar wat er al is. Weersta de ‘not invented here’ impuls. Bij gemeenten heb je de ‘goed gejat trofee’. ‘Goed gedeeld’, zou misschien een betere zijn, maar dit is wel waar het om gaat.

Roy Tomeij

Aanjager digitale overheid Meer tips van Roy

Waarom werkt dit?

De meeste producten en diensten die we willen ontwikkelen bestaan al. En tóch ontwikkelen we ze liever zelf. Dit staat bekend als het ‘not invented here-syndroom’: de acceptatie van wat elders is ontwikkeld, is laag. Mensen worden enthousiaster van dingen waar zelf energie in is gestoken. Dit wordt in de wetenschappelijke wereld het  ‘IKEA-effect’ genoemd. Jammer, want door te gebruiken wat er al is, leren we van elkaar én besparen we geld.

Meer tips over samenwerking