Heb lef

De gemeente Schouwen-Duiveland is zowel op de onderdelen ‘digitale beschikbaarheid’ als ‘digitale volwassenheid’ flink gestegen in de ‘Deloitte ranking’ van BZK. Hoe we dat gerealiseerd hebben? We hebben eerst een visie op dienstverlening geformuleerd. Vanuit die visie, die we echt concreet hebben gemaakt, hebben we gezegd: We gaan alle producten digitaal aanbieden en de website vernieuwen. En we gaan intern die zaken ook allemaal digitaal afhandelen. En we gaan ook nog digitaal archiveren. Tamelijk ambitieus. Dat is overigens tip 1: Heb ambitie. Of: heb lef. Want het kan écht. Daar hebben we, inclusief aanbesteding, twee en een half jaar over gedaan. En we zijn op één moment, Big Bang, live gegaan.

Wat bij ons gewerkt heeft is dat er een sfeer is gecreëerd of is ontstaan van mensen die elkaar vertrouwen. Met een management dat erop vertrouwt, dat medewerkers geen gekke dingen zullen doen. Daardoor krijg je experimenteerruimte. We hebben bijvoorbeeld een AOW-brief verbeterd. Dat is ook gerealiseerd, omdat een aantal mensen dacht: dat moet echt anders kunnen. Die hebben dat gewoon opgezet. Dat is echt niet met voorleggers en ingewikkelde businesscases, en god mag weten wat allemaal, naar de Raad van Bestuur gegaan om goed te keuren. Het is gewoon vrij snel doorgevoerd. Ook met het idee: wat kan er misgaan. Dus laat je niet al te veel hinderen door de mores of de procedures in je organisatie. Probeer ruimte te creëren. Wel gedekt door je management, zodat het ook kan.

Ik ben gewoon een doener. Het gebeurt gewoon. En dat is ook het verhaal eigenlijk van de ontwikkeling van het Mobile media Lab. Zoek wel mensen in de organisatie die dat vol enthousiasme willen doen.  Die daarin voorop lopen. Die zou je kunnen vrijspelen om dat uit te gaan voeren. Het blijft volgens mij bij veel gemeentes vaak bij plannen. We hebben een mooi plan, komend jaar gaan we burgerpanels organiseren, meer luisteren, mensen mee laten beslissen. Maar het komt er dan vaak niet van. Of ze doen het één keer per maand. Terwijl je het volgens mij continu moet doen. Oók luisteren als er niets speelt.

Ga gewoon van start, ga stug door: deze houding heeft ons geholpen. We zijn gewoon allerlei initiatieven gestart waarvan we dachten: volgens ons is dit nodig, gaat het ons helpen en gaat het ook de organisatie helpen? Een voorbeeld: Qua techniek hebben we getrokken aan de ontwikkeling van een technische component bibliotheek. Dat maakt het voor ontwikkelaars gemakkelijker om de goede userinterface in elkaar te zetten. Ik weet dat ze dat bij andere overheidsorganisaties ook doen. Een meer strategische actie was het schrijven van een voorstel om meer rollen te definiëren en een grotere samenwerking tussen verschillende organisaties binnen de Rechtspraak te organiseren. Dat was juist om het centraal stellen van de gebruiker naar een hoger plan te tillen.  Dit gaat nu ook in gang worden gezet. Er gaan natuurlijk ook wel eens dingen niet zo goed. Dan neem je je verlies en ga je weer verder. Vaak blijkt dat het bij een volgende poging wel lukt. Door stug door te gaan, wordt steeds meer wat eerst moeilijk of zelfs onmogelijk leek, toch mogelijk.

Als je stappen wilt zetten moet je vrij durven denken. Van buiten naar binnen, niet vanuit structuren en systemen. Als leidinggevende moet je ook los durven laten. Ik vertrouw op al die kwaliteiten van mensen en energie die daarin zit, ik ga me daar niet mee bemoeien. Want ik denk dat we in overheidsland toch wel veel watervallen van opdrachtgevers, opdrachten  en terugrapportages hebben. Daarmee zit je vooral in structuren en systemen. Dat beperkt creativiteit. En het beperkt ook het gevoel om ergens een toegevoegde waarde aan te kunnen geven.  Juist als je mensen hebt die vrij willen en kunnen denken, en vanuit die energie kunnen werken, dan moet je enige rol als manager zijn om hen te stimuleren. Dat je ze faciliteert dat ze de dingen zo kunnen doen zoals ze willen doen. Dat betekent dus ook linksaf slaan als je vooraf bedacht had dat dat  rechtsaf moest zijn.

Je moet er gewoon op afstappen. Dat heeft Paul Hogerhuis al geregeld, toen ik er nog niet bij betrokken was. Die is gewoon naar de gedeputeerde gestapt, en heeft gezegd: zo en zo is het geval, hoe kijkt u daar tegenaan? Je moet soms een beetje lef hebben.  Een persoonlijke benadering met een open vraag wil dan nog wel eens beter helpen dan een lange interne weg langs heel veel schijven en bijbehorende meningen. Een enthousiaste gedeputeerde telt voor twee.

We hebben het webformulier ‘melding openbare orde’ gewoon aangepast met hulp van acht medewerkers uit de praktijk. Die werken met die meldingen, zij weten: wat is handig? Communicatie was erbij betrokken: wat is aan de voorkant handig vanuit het klantperspectief? We hebben het vervolgens gemaakt en we hebben het gewoon live gezet. Pas later kwam autorisatie. Je kunt het wel helemaal af willen tikken via het protocol en management, maar dan ben je een jaar verder. Terwijl het iets is wat een paar slimme jongens binnen een paar dagen kunnen bouwen.

We zijn sterk vanuit een bepaalde visie, strategie, gaan starten. Daar moet je superstrak aan vasthouden.  Dus je moet echt een ambassadeur hebben die vanuit de klant redeneert.  En die zegt: we gaan nu ècht, ècht,  ècht een keer de klant centraal stellen. Iemand die macht en invloed heeft.  Vooral ook informele macht. Die het verhaal ziet en dit kan verkopen. Wij werkten met een prototype. Dat is wel mooi, want dat gaat leven, dat vindt iedereen mooi.  Maar je moet dus wel vooraf investeren, want het duurt een tijd voor je iets ziet.

De centrale overheid, de gemeentelijke of provinciale top moeten zelf gaan staan voor de burger en de digitale wereld van de burger.  Waarbij ze zichzelf eigenaar moeten voelen van dat proces rondom digitalisering. In mijn beleving wordt de overheid volledig digitaal.  Als jij vertegenwoordiger bent van een overheid ben je dus onderdeel van de digitale wereld. Dan kan je niet zeggen: ik ben bestuurder, ik doe daar niks mee.  Nee, jij bent juist in die rol als bestuurder onderdeel van het digitale proces.

Dat vind ik ook wel belangrijk: we zijn gewoon gaan doen, niet alles van tevoren helemaal gaan uitwerken op de ambtelijke manier. Maar gewoon agile beginnen en kleine stappen zetten. Uiteindelijk gaat het gewoon bewegen en zie je wel wat er nodig is, in formalisatie, in capaciteit of in hoe je bepaalde dingen gaat inrichten.

Bij het gebruiksvriendelijker maken van content voor onze website hebben we een aantal momenten gehad waarop we er in de projectgroep niet helemaal uitkwamen. Op dat moment hebben we die teksten meegenomen naar de stationshal van Utrecht Centraal. Daar hebben we mensen gevraagd wat zij de meest begrijpelijke tekst vonden. Dat is een aantal keren gebeurd. Je moet op die manier een beetje het avontuur opzoeken en het gesprek met de eindgebruiker aangaan. En daar soms dingen voor doen die niet helemaal standaard zijn. Je mag ook naar de HEMA gaan, dat maakt niet uit, als je maar mensen van buiten de organisatie vraagt wat ze ervan vinden.

Je moet niet bang zijn om fouten te maken, je moet een ondernemer zijn.  Gewoon doen. Fouten maken doen externen ook. Als je zelf fouten maakt, moet je zelf met de billen bloot, daar leer je van. Dat werkt alleen als je de steun hebt van de gemeentesecretaris en de directie.

Mijn tips om het voor elkaar te boksen: 1. Kleine stapjes; 2. Klein team; 3. Breed netwerk;  4. Zoek actief naar kansen, pak ze; 5. Heb lef;  6. Vasthoudendheid. Laat je niet door een tegenslag van de wijs brengen; 7. Geduld