Tip 77

Neem actief deel in communities

samenwerking

Deelnemen in communities van burgers, bedrijven of specifieke belangengroepen levert veel op. Dat kunnen ‘eigen communities’ van jouw organisatie zijn, maar juist óók bestaande communities daarbuiten. Bijvoorbeeld op Facebook. Door actief mee te doen krijg je een dieper inzicht in behoeftes en de context van problematiek rond dienstverlening. Dan kan je nog beter ‘van buiten naar binnen’ werken. Bovendien bouw je een vertrouwensrelatie op en heb je direct toegang. Beide heb je nodig als je burgers mee wilt laten denken of ideeën wilt toetsen.

Voorbeelden

Actief deelnemen in communities die niet van de gemeente zijn

Het kan zijn dat onze community-manager eigen communities opzet, maar het kan ook zijn dat we aansluiten op een bestaande community, niet van de gemeente. Net als veel andere gemeenten hebben wij op Facebook groepen als ‘Je bent Hoofddorper als…’ en ‘Je bent Nieuw-Venneper als…’. Gericht op alle kernen dus. Je bent Hoofddorper als… is de grootste community,  daarop hebben 10.000 inwoners zichzelf georganiseerd om over van alles en nog wat te praten, over wat er speelt in Haarlemmermeer.  Daar worden leuke foto’s gedeeld, maar er wordt ook behoorlijk wat afgezeurd, als ik het wat oneerbiedig mag zeggen. Daar zijn wij jaren geleden al op aangehaakt. We hebben toen gevraagd: mogen wij als de gemeente Haarlemmermeer meelezen, mogen we aanwezig zijn? We hebben destijds ook de beheerders uitgenodigd bij ons op kantoor. Om eens te praten over hoe het gaat, hoe zij het aanpakken, hoe we hierin verder kunnen samenwerken. Het is nu zo dat we als gemeente Haarlemmermeer daar berichten plaatsen. We doen ook webcare: dus als er vragen zijn of opmerkingen dan reageren we gewoon op berichten. Terwijl het dus een community is die niet van de gemeente Haarlemmermeer is.

Charlotte Holst

Adviseur dienstverlening & online media, Gemeente Haarlemmermeer Meer tips van Charlotte

Delen: maak gebruik van onze online burgers community

Ik zou andere overheidsinstellingen niet meteen adviseren om zelf ook zo’n online burgers community op te richten, zoals wij hebben gedaan. Maar hen in eerste instantie het aanbod willen doen om te verkennen of zij niet van onze community gebruik willen maken. Waarom zou je allemaal een eigen community moeten hebben?

Janfolkert Muizelaar

Raadgever Trends, Innovatie, Overheid, Strategie, Domein Interactie Belastingdienst Meer tips van Janfolkert

Gebruik kanaal dat aansluit bij doelgroep

Om je doelgroep op een goede manier te bereiken, is het belangrijk dat je deze heel goed kent. Binnen het digitale domein zijn verschillende kanalen die kunnen aansluiten bij een specifieke groep. Inzet van WhatsApp of Facebook spreekt jonge klanten waarschijnlijk meer aan.

Iwan van der Wolf

Managing Director Portbase Meer tips van Iwan

Investeren in vertrouwensrelatie door deelname aan communities

We zijn actief op veel communities die door inwoners opgezet zijn en waar behoefte is aan een rol van de gemeente. Daardoor activeer en motiveer je mensen. En werk je ook aan het vertrouwen dat zo nodig is. Daardoor kunnen wij, als we bijvoorbeeld werken aan een nieuw idee of een nieuwe pagina, vragen: wie wil er meedenken? Je hebt dan een plek waar je dat kunt vragen, omdat je interactief al heel lang hebt gebouwd aan een vertrouwensrelatie.

Charlotte Holst

Adviseur dienstverlening & online media, Gemeente Haarlemmermeer Meer tips van Charlotte

Snel reageren op social media berichten

We werken met vier gemeenten samen op het gebied van dienstverlening. Wij hadden als slogan bij deze nieuwe samenwerkingsvorm: ‘Samen sterker in dienstverlening’. Ik geloof er sterk in dat je veel efficiënter en sneller je ontwikkelingen kunt doen door krachten te bundelen. Niet allemaal apart ongeveer hetzelfde doen. We hebben hierdoor al snelheid kunnen maken en veel producten digitaal ontsloten.  En op social media hebben wij een webcare-team opgericht dat in principe binnen 2 uur reageert op alle social media berichten die over dienstverlening gaan.

Elo de Mul

Directeur Dienstverlening Drechtsteden Meer tips van Elo

Burger centraal > kennis context > acteren op het juiste moment

Een overheid die uitgaat van de vraag van de burger, kent diens context en acteert op het juiste moment via het effectiefste kanaal. Het juiste moment is als de vraag ontstaat en voordat er onzekerheid is of problemen ontstaan. Dus pro-actief en daar waar de burger op dat moment is. Dat noemen we Interactie voor transactie. Deze insteek is bij levensgebeurtenissen nog belangrijker omdat de burger dan meestal met meer partijen zaken moet doen.

Janfolkert Muizelaar

Raadgever Trends, Innovatie, Overheid, Strategie, Domein Interactie Belastingdienst Meer tips van Janfolkert

Samenwerken: communities

Overheden kunnen ook in een community, een online platform, samenwerken en verbinden. Wij doen dat ook. Er wordt daar gedeeld hoe onze diensten werken, er worden vragen gesteld die realtime worden beantwoord, het bevordert kennisopbouw en het biedt tips en tricks hoe onze diensten werken.

Iwan van der Wolf

Managing Director Portbase Meer tips van Iwan

Meer tips over samenwerking