Tip 51

Neem bestuurders mee in hele proces

commitment

Om ontwikkelingen te realiseren, heb je de steun nodig van bestuurders. Neem hen vanaf het begin mee in het hele proces. Hen persoonlijk benaderen kan goed werken. Laat helder en bondig zien waarom de ontwikkeling nodig is en wat het traject gaat inhouden. Visualiseer je verhaal en onderbouw zoveel mogelijk met feiten. Houd hen tijdens het proces van elke belangrijke ontwikkeling op de hoogte en laat ‘quick wins’ zien. Zo blijven ook zij enthousiast en betrokken.

Voorbeelden

Organiseer een preview van je site voor livegang in de raad

We hebben een aantal informatieve bijeenkomsten voor de gemeenteraad georganiseerd, inclusief een preview vlak voordat we live gingen. Dat is een goede tip om te doen. We hebben de website vernieuwd en alle producten daarop digitaal beschikbaar gemaakt. In de raad hebben we dat echt laten zien, zonder dat het nog echt live was. We hebben ze er ook zelf even mee laten ‘spelen’. Zaken op laten zoeken. Stukjes tekst laten lezen. Een keer op de knop Aanvragen laten drukken. Gewoon, praktisch zelf laten ervaren. Dat levert op dat ze zich betrokken voelen. En het levert ook veel goodwill op, omdat het er gewoon mooi uitziet. Uiteindelijk zijn er vanuit de Raad de afgelopen 5 maanden geen ernstige klachten of vragen gekomen.

Yvonne Vogelaar

Projectleider Digitale Dienstverlening, Gemeente Schouwen-Duiveland Meer tips van Yvonne

Internalisering van digitalisering

Het gaat om internalisering: hoe ga je met digitalisering om. Dat is de key issue voor de overheid. Dat moeten mensen gaan oppakken.

Marcel van de Lustgraaf

CIO VIVAT verzekeringen Meer tips van Marcel

Neem bestuurder en management mee: leg uit en visualiseer

Je hebt de steun nodig van de gemeentesecretaris en de directie als je ontwikkelingen erdoor wilt krijgen. Je moet hen meenemen. Visualiseren is daarbij ontzettend belangrijk. Met zo min mogelijk tekst zo veel mogelijk de werkelijkheid laten zien. Wij doen dat door een klantreis en een interne reis te presenteren: als je via internet dit product aanvraagt, dan verloopt dat digitale proces in de organisatie zo. Aan de hand van het zaaksysteem kijken: hoe ziet het proces eruit; als de gebruiker in het digitale formulier zit op de internetsite, waar zit je dan in het proces in de backoffice? Je moet veel uitleggen wat je gaat doen. Wat wij in het verleden ook heel sterk gedaan hebben, is de focus op ‘quick wins’.

Willem Kotkamp

Programmamanager Digitaal Werken Gemeente Aalsmeer/Amstelveen Meer tips van Willem

Draagvlak bestuurders en directie: neem ze mee in proces

Ik merk dat het in de ict soms heel snel kan gaan. Je moet mensen continu informeren om te voorkomen dat ze de draad kwijtraken, omdat ze niet precies meer weten wat er speelt. Bij elke ontwikkeling moet je even mailen en de stand van zaken doorgeven. Ze goed op de hoogte houden en meenemen in het proces.

Aafke Pleket

Projectleider Digitaal Klantportaal Schadefonds Geweldsmisdrijven Meer tips van Aafke

Betrek bestuurder bij hele traject

We hebben samen met de directie rechtstreeks contact opgenomen met de portefeuillehouder. Bij een gemeente zou dat bijvoorbeeld een wethouder zijn. We hebben hem volledig meegenomen in dat dienstverleningsconcept dat wij naar voren willen brengen. Dus eigenlijk voorbesproken wat wij gaan voorstellen aan het bestuur. We hebben ook een aantal sessies gedaan met onze omgeving, dus met bedrijven en burgers bij elkaar, en geluisterd waar de behoeftes liggen zodat we de dienstverlening steviger vorm kunnen geven. Daar hebben we de portefeuillehouder ook bij betrokken. Dan word je geconfronteerd met de beleving van de burger ten aanzien van een dienst of product die ze van je afnemen. Dat heeft gewerkt.

Robert Hauwert

Projectleider Informatiemanagement Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Meer tips van Robert

Positieve energie door Commissaris van de koning

Wat voor ons heel goed heeft gewerkt is dat onze commissaris van de koning, Ank Bijleveld (foto), ook heel veel waarde hecht aan het verbeteren van dienstverlening voor burgers en bedrijven. Dat geeft wel energie in de organisatie.

Isabella Steinprinz

Teamleider Informatie provincie Overijssel Meer tips van Isabella

Benader gedeputeerde persoonlijk

Mijn collega Paul Hogerhuis is gewoon naar de gedeputeerde gestapt, en heeft gezegd: zo en zo is het geval, hoe kijkt u daar tegenaan? Je moet soms een beetje lef hebben. Een persoonlijke benadering met een open vraag wil dan nog wel eens beter helpen dan een lange interne weg langs heel veel schijven en bijbehorende meningen. Een enthousiaste gedeputeerde telt voor twee.

Maarten Post

Provincie Noord-Brabant Meer tips van Maarten

Waarom werkt dit?

Door een bestuurder in een vroeg stadium mee te nemen wordt hij, ook op een inhoudelijk niveau, (mede-)eigenaar van het traject. De bestuurder wordt daarmee verantwoordelijk van zowel de mijlpalen die behaald worden als de belemmeringen die naar voren komen.

Meer tips over commitment