Tip 55

Samen gaat sneller

samenwerking

Door goede afstemming met elkaar worden processen een stuk efficiënter. Dat geldt binnen je eigen organisatie, over afdelingen heen, maar ook voor samenwerking met externe partners. Door samen te werken met andere overheidsinstellingen kunnen ontwikkelingen een stuk sneller gaan. Het vereenvoudigen van processen waarbij burgers, de overheid en externe instanties (bijvoorbeeld woningcorporaties) zijn betrokken, kan ook tijdwinst opleveren. Meer efficiëntie en tijdwinst leiden bovendien tot een klantvriendelijker overheid.

Voorbeelden

Toptakenwebsite aanleiding tot grote digitale sprong voorwaarts

De gemeente Ridderkerk is in het periodieke Deloitte-onderzoek naar digitale volwassenheid/beschikbaarheid in één jaar tijd spectaculair gestegen: van plaats 377 naar 75. Hoe is dat gerealiseerd?

We kregen een nieuwe Toptakenwebsite. Dat was meteen de aanleiding om een grote slag te maken met het – waar mogelijk – digitaal aanbieden van alle producten. We zijn flink aan de slag gegaan, niet alleen voor de gemeente Ridderkerk, maar voor alle drie de gemeenten die deel uitmaken van de ambtelijke samenwerking. Dat is het gemak als je voor drie gemeenten werkt. Voor Ridderkerk was het wel zo dat ze behoorlijk achterliepen, ook met het aanbieden van formulieren. Dus daar waar de andere gemeenten al een mogelijkheid via een pdf-formulier boden, hebben we dat ook gelijk voor Ridderkerk geregeld.

Francine van der Poel

Projectleider e-Dienstverlening, BAR-organisatie (gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk Meer tips van Francine

“Digitalisering gaat over kwaliteit toevoegen”

Digitalisering gaat over kwaliteit toevoegen. Neem als voorbeeld de ‘track & trace’ functionaliteit. Daarmee is online te zien welke collega met een verzoek bezig is. Men kan de voortgang volgen en kennis delen. Dat geeft transparantie én de snelheid van werken neemt toe.

Uit: “Goed geregeld voor de Rotterdammer”, interview in GOV magazine over de digitale overheid, nummer 10 – voorjaar 2016 (ATOS)

Johan Boomgaardt

Kwartiermaker/directeur IIFO (Innovatie, Informatie, Facilitair en Onderzoek) gemeente Rotterdam. Meer tips van Johan

‘Samen sterker in dienstverlening’

Onder dit motto zijn we dit jaar met vier gemeenten gaan samenwerken op het gebied van dienstverlening. Ik geloof erin dat je veel efficiënter en sneller je ontwikkelingen kunt doen door krachten te bundelen. Voorkom dat je allemaal apart ongeveer hetzelfde doet. We hebben hierdoor al snelheid kunnen maken en veel producten digitaal ontsloten.  Verder hebben wij een webcareteam samengesteld dat in principe binnen 2 uur reageert op alle social media berichten die over dienstverlening gaan. Samenwerking is echt een sleutel om verder te komen in dienstverlening. Ik zou andere gemeenten van harte adviseren: kijk of je krachten kunt bundelen, zodat je middelen en mensen veel efficiënter kunt inzetten. Ik denk dat daar heel veel winst zit. Door samenwerking met andere overheidsinstellingen gaan ontwikkelingen een stuk sneller.

Elo de Mul

Directeur Dienstverlening Drechtsteden Meer tips van Elo

Manifestgroep

Voor de Belastingdienst heeft samenwerken de afgelopen jaren nadrukkelijk vorm gekregen in de Manifestgroep. Dat zijn de grote uitvoerders, waarbij inmiddels ook wat kleinere uitvoerders aan tafel zitten. Wanneer wij, als Manifestgroep, de dingen in goede afstemming samen doen, dan gaat het een stuk sneller dan wanneer het allemaal langs de officiële weg moet. Zo is in het verleden onder andere DigiD ontstaan en gerealiseerd. Er is een cultuur ontstaan waarin we dingen samendoen, en niet meer apart.

Janfolkert Muizelaar

Raadgever Trends, Innovatie, Overheid, Strategie, Domein Interactie Belastingdienst Meer tips van Janfolkert

Samenwerken met andere gemeenten

Er zijn kleinere gemeenten die met ons meeliften. Zoals de gemeente Harlingen. Die hadden niet de tijd en energie om een groot platform op te tuigen. We hadden al een samenwerking met die gemeente en dan is het heel makkelijk om te zeggen: we steken de koppen bij elkaar en we gaan het samen opzetten. Ze haken aan en betalen een bedrag. Dat gebeurt nu ook met een CRM systeem.

Elzemarie Boender

Programmamanager Dienstverlening Gemeente Sudwest Fryslân Meer tips van Elzemarie

Werk slim samen met externe instanties

Een slimme manier om de klant zo min mogelijk zelf te laten doen, is de oplossing die gemeente Delft heeft voor verhuizingen. Zo werkt de gemeente onder meer samen met woningcorporaties, die inzicht hebben in een subset van de BRP (voorheen GBA), waardoor uittreksels overbodig worden. Woningcorporaties kunnen verhuizingen van huurders eenvoudig digitaal doorgeven aan de gemeente. Als iemand een woning betrekt van een woningcorporatie, biedt zij de mogelijkheid om namens de klant de verhuizing door te geven. Als de klant hiervoor toestemming geeft, checkt de woningcorporatie de persoonsgegevens. Als dat in orde is, geeft ze ook de verhuizing door aan de gemeente. In 2011 ging het om bijna 2500 verhuizingen. De samenwerking is al 8 jaar succesvol voor alle betrokkenen. Het is veel klantvriendelijker en efficiënter dan voorheen, toen de klant naar de gemeente moest, daar een uittreksel moest kopen en naar de corporatie moest brengen. De klant is nu klaar bij het tekenen van het contract. Het is snel en eenvoudig werken, en zo blijft ook de gemeentelijke administratie netjes.

Bron: Face to Face Dienstverlening in 2020, VDP december 2012

Maartje Corsten

Projectleider digitale dienstverlening KCC Delft

"Digitaal 2017 alleen haalbaar met veel meer samenwerking"

Gemeenten verschillen niet zoveel. Maar als iedereen het op zijn eigen manier wil doen, ligt het tempo te laag.

(Bron: Special iBestuur Congres, februari 2016, pagina’s 8-9)

Larissa Zegveld

Directeur KING (nu directeur WiGo4It) Meer tips van Larissa

Waarom werkt dit?

Het klinkt contra-intuïtief dat samenwerking voor snelheid zorgt. En dat klopt – op de korte termijn. Samenwerking zorgt voor meer inzichten en een gedeelde verantwoordelijkheid, van zowel mijlpalen als belemmeringen. En hoe sneller die laatste worden gesignaleerd, hoe eerder ze worden opgepakt.

Onderzoek

Van de meest gebruikte overheidsdiensten en producten is 68 procent inmiddels digitaal beschikbaar. De resterende 32 procent moet volgend jaar zijn afgerond. Doet de tachtig/twintig-regel zijn intrede bij de digitalisering van de overheid en kost de laatste twintig (of in dit geval dertig) procent tachtig procent van de tijd? Programmamanager Digitaal 2017 Anja Lelieveld (BZK) legt de vinger op de zere plek. “Ieder wil nog te veel zijn eigen agenda voeren. Daardoor maken we te weinig tempo, het kost te veel geld en het wordt te ingewikkeld. Die laatste 32 procent kan alleen worden ingeboekt als er veel meer dan nu samengewerkt wordt.”

(Bron: Special iBestuur Congres, februari 2016, pagina’s 8-9)

Meer tips over samenwerking