Spreek de taal van alle betrokkenen
Dit is een toptipOm collega’s en andere betrokkenen mee te krijgen in een ontwikkeling moet je hen kunnen bereiken en overtuigen. Daarvoor moet jij hen begrijpen en zij jou. Blijf niet hangen in je eigen vaktechnische jargon, maar gebruik taal die zij begrijpen. Beperk je niet tot je eigen kaders, maar verdiep je in waar zij mee geholpen zijn en wat voor hen belangrijk is.
Voorbeelden
Neem collega's dingen uit handen
We zijn als UX-team ontstaan in een IT-organisatie. Dat maakt het soms wel wat lastiger om een shift te krijgen van technology-driven ontwikkeling naar vanuit de gebruiker dingen te gaan doen. We hebben dat stapje voor stapje gerealiseerd.
Het hielp denk ik ook wel dat we in het begin mensen zaken uit handen namen die ze niet zo leuk vonden. Als het gaat om het neerleggen van interactiestandaarden, dat soort dingen, daar houden de meeste techneuten zich liever niet mee bezig. Dus waren ze blij dat wij dat gingen doen.
Op zich een tip die op alles van toepassing is: pak het handig aan.
Organisatie in en luisteren!
We zijn onze campagne gestart met een 0-meting. We hebben een enquête gestuurd naar een groep medewerkers. Zo kwamen we te weten wat de huidige stand van zaken is wat betreft kennis en gedrag rond informatieveiligheid. En dat hielp ons met het scherper stellen van de doelen in de campagne.
Vooraf wisten we niet of het onderwerp leefde. Maar de respons bleek heel groot te zijn! Veel mensen vonden het een leuk, interessant en belangrijk onderwerp. En ze gaven ons ook veel tips. Collega’s kwamen zelfs met onderwerpen die we helemaal niet op ons lijstje hadden staan. Het bleek dus nuttig om de organisatie in te gaan en te luisteren naar wat er speelt, welke onderwerpen er leven. En het bleek dat er heel veel denkkracht in de organisatie zit. Plus de wil om mee te doen.
Na de campagne doen we een 1-meting. Zo kunnen we kijken wat verbeterd is en wat eventueel nog extra aandacht nodig heeft.
Samen om de tafel
Tip 57 is ‘Spreek de taal van de gebruiker’. Ik keek naar de tips en besefte dat het bij ons ook veel beter kan.
Formulieren bijvoorbeeld zijn best vaak in ambtelijke taal opgesteld. Dat is ook een kwestie van het meekrijgen van medewerkers. Dan gaan we om de tafel om te kijken of we er niet wat aan kunnen doen. Door bijvoorbeeld de vraag te stellen: ik heb zelf geen verstand van de materie, kan je dat nou niet anders omschrijven?
Maar dat is vaak nog heel lastig. Daar ben ik wel tegenaan gelopen. Dat is nog wel een traject dat we de komende tijd in moeten gaan.
Kijk ook naar interne barrières
Ik denk dat iedereen veel meer geneigd is om naar externe barrières te kijken, bij de doelgroep. In die valkuil zijn wij ook gestapt. En dat we er nu achter komen dat intern ook iedereen gewoon meemoet.
Vertaal vaktechnische termen naar wenselijke concrete handelingen
Vanuit informatiebeveiliging hebben we een campagne gericht op het bewust omgaan met informatie.
We werken samen met onze eigen communicatiespecialisten. Zij vroegen bij elke actie: leg even uit wat je daarmee bedoelt. Wat moet de gebruiker morgen anders doen dan vandaag? Welk handelingsperspectief geef je mee? Bijvoorbeeld: waarom moet die medewerker zijn scherm ‘locken’ als hij even weg is? Het is belangrijk om een vertaling te maken van vaktechnische onderwerpen vanuit informatieveiligheid naar ‘wat moet de gebruiker die geen expert is op dit gebied nu anders doen?’ En: waarom moet ik dat dan doen en niet de informatiebeveiliger?
Leg dat uit en probeer het zo concreet mogelijk te maken.
Blijf voeling houden met medewerkers die minder met ICT hebben
Zorg dat je de kritische mensen of de mensen die het minste affiniteit hebben met ICT ook intern in klantenraden of gebruikersgroepen vertegenwoordigd hebt. Dat die ook een input kunnen leveren en kunnen meedoen bij de ontwikkeling van digitale systemen. Betrek die erbij.
Mensen zijn geneigd om degenen die enthousiast zijn of die betrokken zijn bij ICT in dat soort panels te hebben. Maar de valkuil is dan dat je degenen die er juist minder mee hebben helemaal uit het oog verliest.
Waarom werkt dit?
Een project kan pas een succes worden als het resultaat in vruchtbare grond landt. Er is draagvlak nodig bij alle belanghebbenden, zeker als het werk of de omgeving verandert. Pas als al die mensen uit zichzelf overtuigd zijn van de meerwaarde, zullen ze meewerken aan een goed resultaat.
Links
-
Overzicht hulpmiddelen voor duidelijke communicatie
Er zijn veel tools, apps, websites en andere hulpmiddelen beschikbaar die jou kunnen helpen om duidelijk te communiceren. Hulpmiddelen om bijvoorbeeld teksten te verbeteren of toegankelijkheid te testen. Gebruiker Centraal heeft ze voor jou op een rijtje gezet.
-
Webinar: Draagvlak in jouw organisatie
Hoe creëer je draagvlak voor duidelijke en inclusieve communicatie en dienstverlening in jouw organisatie als je tegen drempels aanloopt? Bij verschillende overheidsorganisaties zijn goede voorbeelden te vinden van het overwinnen van drempels. Leer van anderen en pas deze lessen toe in jouw eigen organisatie.
-
Webinar: Maak jouw organisatie enthousiast voor duidelijke communicatie
“Hoe krijg ik mijn leidinggevenden en collega’s enthousiast voor duidelijke communicatie?” Dit is een van de meest gestelde vragen in de Direct Duidelijk Tour. In mei 2020 stond het onderwerp ‘draagvlak creëren’ al centraal in de tweede aflevering van de Tour. In dit webinar gingen we verder met het onderwerp, met veel tips en voorbeelden om direct toe te passen in jouw eigen organisatie!
-
Webinar: Alles over begrijpelijke taal
Wat is begrijpelijke taal precies? Wat voor de één begrijpelijk is, is voor de ander misschien wel lastig óf juist veel te simpel. Als de taal die je gebruikt te lastig is, haken lezers af. Maar als die te simpel is, nemen mensen de boodschap niet meer serieus.
-
Webinar: Het effect van het bewust kiezen van je woorden
Wat kun je doen om jouw boodschap overtuigend over te brengen? De keuze van jouw woorden heeft een zeker effect. Specifieke woorden wakkeren namelijk bepaalde emoties en wereldbeelden aan. Dit heet framing. Wat is framing precies? Wat doet het? Waarom is het zo belangrijk? En misschien wel het belangrijkste: hoe kun je zelf framen?
-
Webinar: Het belang van inclusief onderzoek
Nieuwe plannen, producten of beleidskeuzes zijn vaak gebaseerd op onderzoeksresultaten. Maar wat als dat onderzoek (bewust of onbewust) mensen uit kwetsbare groepen uitsluit? Bijvoorbeeld mensen met gezondheidsproblemen, mensen die de Nederlandse taal niet spreken, laaggeletterden of digibeten. Voor wie gelden die onderzoeksresultaten dan? Hoe zorg je dat jouw onderzoek inclusief is en de resultaten een goede en gedegen basis vormen voor producten of diensten waarbij iedereen baat heeft?
-
Blog: Voelen is de hoogste vorm van leren
Mensen laten ervaren hoe het écht is om in een kwetsbare situatie te zitten, dat is wat Boy Zandbergen met Onzichtbaar Den Haag realiseert. Ervaringsdeskundigen die rechtstreeks uit ‘de modder’ van verslaving, dak- en thuisloosheid, schulden en armoede komen laten je tijdens de trainingen ervaren hoe het voelt om verslaafd te zijn of schulden te hebben. Boy vertelt waarom voelen volgens hem de hoogste vorm van leren is.
-
Blog: Gesprekken tussen lezers en levende boeken
Gesprekken tussen lezers en ‘levende boeken’; dat krijg je als je gebruikmaakt van de Mensenbieb waar Hermen Jan Rijks directeur van is. De Mensenbieb bestaat uit 1-op-1-gesprekken met mensen waarover een duidelijk oordeel bestaat, bijvoorbeeld door huidskleur, geloofsovertuiging, geaardheid of verslavingsachtergrond. Vooroordelen kunnen volgens Hermen Jan schadelijk zijn en daarom des te belangrijker om de mensen achter ‘het label’ te leren kennen.
-
Blog: Een momentum om mensen weer wat belangrijker te vinden
“Er is een momentum dat we mensen weer wat belangrijker gaan vinden. Het is fijn dat er aandacht is voor dit soort initiatieven”, zo begint Bart van de Ven zijn gesprek in de Direct Duidelijk Tour. Als eigenaar van TrueTalk helpt hij organisaties om zelf onderzoek te doen. Met het concept Café Bepp bouwen ze een lokaal onderzoeksveld na, op de plek waar de betreffende doelgroep aanwezig is. In een openhartig gesprek legt Bart uit dat ieder mens en iedere dialoog uniek is.