Tip 59

Start gewoon met de voorkant

procesaanpak

Wacht niet tot intern de hele achterkant van je product of dienst gedigitaliseerd en geautomatiseerd is. Die ontwikkeling kan soms veel tijd kosten, omdat er nog geen budget voor is of omdat  oplossingen nog niet voorhanden zijn. Begin gewoon alvast met de voorkant. De gebruiker heeft zo snel het voordeel van digitale toegang. Bovendien helpt het om vaart te houden in de doorontwikkeling: je wordt gedwongen om ook de achterkant goed te gaan regelen.

Voorbeelden

Snel profijt voor de klant

De koppeling maken met je vak applicaties is veel moeilijker. Iets digitaal binnen krijgen betekent nog niet dat het direct wordt ingeschoten in het zaaksysteem. Dat kost ook geld. Maar start gewoon met die voorkant, en maak later de koppeling met je vak applicaties. De klant heeft dan het profijt dat hij snel iets digitaal kan aanvragen. Anders duurt het veel langer, misschien wel jaren, voordat je naar buiten kunt.

Evert Meeuwissen

Teamleider Klantcontact Werkorganisatie CGM (Cijk, Grave, Mill en Sint Hubert) Meer tips van Evert

Eerst de etalage

We kregen een nieuwe (toptaken) website. Dat was de aanleiding om een grote slag te maken met het digitaal aanbieden van producten. Toen hebben we gezegd: we gaan eerst die etalage goed vullen en daarna pas kijken hoe we de werkprocessen gaan inrichten. Veel producten kunnen we gewoon heel makkelijk digitaal aanbieden. Hoe we dat aan de achterkant gaan oplossen, volgt dan vanzelf. Dan zijn we gedwongen om dat ook goed te regelen.

Elzemarie Boender

Programmamanager Dienstverlening Gemeente Sudwest Fryslân Meer tips van Elzemarie

Burgers en bedrijven voorop

We hebben er veel effort in gestoken om al onze producten en diensten digitaal beschikbaar te maken. Daarbij hebben we soms de afweging gemaakt om digitaal tóch door te voeren, ondanks dat het ons op dit moment wat meer tijd kost. We hebben steeds voorop gesteld: de burgers en bedrijven van Overijssel moeten er beter van worden. In een tweede fase volgt dan de achterkant. We proberen de hele keten te automatiseren. Maar dan niet in één keer, want dan duurt het 1,5 jaar voor je iets hebt.

Isabella Steinprinz

Teamleider Informatie provincie Overijssel Meer tips van Isabella

Begin aan de voorkant, zoek oplossing voor achterkant

Een goed voorbeeld is de ‘melding openbare ruimte’. We wilden dat hele proces digitaliseren. Dat begint met een webformulier aan de voorkant en een app, zodat de klant een foto kan nemen en met tekst erbij kan doorsturen. Dan is de melding vanuit klantbeleving gedigitaliseerd. Dat het mailtje vervolgens binnenkomt in een automatische mailbox en met de hand wordt doorgezet, dat ziet de klant niet. Dat merkt hij niet. Dus we zijn drie jaar geleden al begonnen om dat mailtje of dat webformuliertje aan de voorkant te digitaliseren.

Elzemarie Boender

Programmamanager Dienstverlening Gemeente Sudwest Fryslân Meer tips van Elzemarie

Meer tips over procesaanpak