Zorg dat je bestuurder eigenaar wordt van digitalisering

Doe dingen op het digitale vlak niet omdat het moet, maar wíl het echt. Maak het jezelf eigen, als bestuurder, als manager of als vakprofessional. Werk niet achter elkaar klakkeloos alle tips op Optimaal Digitaal af. Alsof het een checklist is waarmee alles goed komt. Zo werkt het niet; dan loop je ergens een keer vast. Je moet het als organisatie goed wíllen doen, voor jouw klant, burger, inwoner.

Waar wij, en ik denk ook andere gemeenten, mee worstelen is het ‘opdachtgeverschap’. Er wordt op heel veel fronten hard gewerkt om vooruit te komen. Dit komt vaak voort uit het eigen vakgebied en enthousiasme. Zorg dat je overzicht hebt, bundel als leiding de krachten binnen je organisatie, zet in op competenties en wordt opdrachtgever. Dit maakt het werk voor degenen die het (graag) uit willen voeren een stuk gemakkelijker en het geeft energie.

Ruud de Vries, oud-wethouder van de gemeente Vlaardingen én Ambassadeur Gemeentelijke Overheid van het Bureau van de Digicommissaris, maakt zich sterk voor het bewustzijn rondom informatieveiligheid. Een randvoorwaarde van de digitaliserende samenleving. Dat is hoe De Vries tegen informatieveiligheid aankijkt: “We communiceren en werken meer en meer digitaal. Informatieveiligheid is daarbij de belangrijkste voorwaarde. Want als mensen betrouwbare gegevens aan je afstaan, moeten ze erop kunnen rekenen dat daar op een veilige manier mee wordt omgegaan. (…) Door het onderwerp op de agenda te blijven plaatsen, ontstaat op bestuurlijk niveau het besef dat informatieveiligheid in elk plan geborgd moet zijn. Doordat informatieveiligheid niet alleen de overheid aangaat, maar de verantwoordelijkheid is van iedereen, brengt dit een risico met zich mee. (…) Want wie voelt zich dan nog echt verantwoordelijk? Die rol ligt bij het bestuur”, aldus De Vries.

Lees het hele interview met Ruud de Vries op iBestuur.nl.

Heel goed punt, bestuurders meenemen in het hele proces. Het interne draagvlak. Maar maak bestuurders ook verantwoordelijk. Dat ze voelen: wat gebeurt er? Digitaal is bij ons geborgd op het hoogste niveau in het bedrijf. Als een bestuurder – een burgemeester, wethouder of gemeentesecretaris – roept: ja, dat is allemaal wel leuk, maar dat doen die ambtenaren bij mij, dan gaat het niet vliegen. Dus draagvlak op het hoogste niveau zit niet alleen in het meenemen, maar in ownership. Dat is echt heel belangrijk.

Belangrijk is dat er bestuurlijke dekking is. Ik zou haast zeggen dat het voorwaarde nummer één is. Ik geef medewerkers de ruimte om dingen uit te proberen. Lukt er een keer iets niet? Jammer, daar leren we van. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij mij.

De centrale overheid, gemeentelijke of provinciale top moeten staan voor de burger en de digitale wereld van de burger. Waarbij men zichzelf eigenaar moet voelen van dat proces rondom digitalisering. In mijn beleving wordt de overheid volledig digitaal.  Als jij vertegenwoordiger bent van een overheid ben je dus onderdeel van de digitale wereld. Dan kan je niet zeggen: ik ben bestuurder, ik doe daar niks mee.  Nee, jij bent juist in die rol als bestuurder onderdeel van het digitale proces.

“Operatie NUP en i-NUP brachten de gewenste structuur binnen de i-Overheid”, zegt Jan Fraanje, Directeur Vereniging Directeuren Publieksdiensten (VDP) gemeentesecretaris van Boxtel en secretaris van de VGS (Vereniging van Gemeentesecretarissen). (…) “Het is nu zaak om een stap verder te gaan, als één overheid. (…) Een onderdeel daarvan is het standaardiseren van werkprocessen. (…) Zoals we nu de modelverordeningen van VNG gebruiken, zo willen we voor ICT de voorstellen van KING gaan toepassen. Daar zetten wij als VGS op in. (…) Gemeenten, ook de gemeentesecretarissen, zijn zich er de afgelopen jaren bewust van geworden hoe belangrijk ICT is voor de bedrijfsvoering en de continuïteit van de organisatie. (…) Als de ICT niet in orde is, dan ligt de organisatie plat.”
Lees het hele interview met Jan Fraanje op iBestuur.

Wat voor ons heel goed heeft gewerkt is dat onze commissaris van de Koning, Ank Bijleveld (foto), ook heel veel waarde hecht aan het verbeteren van dienstverlening voor burgers en bedrijven. Dat geeft wel energie in de organisatie.

We hebben samen met de directie rechtstreeks contact opgenomen met de portefeuillehouder. Bij een gemeente zou dat bijvoorbeeld een wethouder zijn. We hebben hem volledig meegenomen in het dienstverleningsconcept dat wij naar voren willen brengen. Dus eigenlijk voorbesproken wat wij gaan voorstellen aan het bestuur. We hebben ook een aantal sessies gedaan met onze omgeving, bedrijven en burgers bij elkaar, en geluisterd waar de behoeftes liggen zodat we de dienstverlening steviger vorm kunnen geven. Daar hebben we de portefeuillehouder ook bij betrokken. Dan word je geconfronteerd met de beleving van de burger ten aanzien van een dienst of product die ze van je afnemen. Dat heeft gewerkt.

Hier merk je het verschil tussen de overheid en de wereld waarin ik zit. Als voorbeeld: we hebben elke week ‘innovation board overleg’. We praten dan met de board een uur over alle digitale vraagstukken: wat gebeurt er in de wereld, welke ontwikkelingen zien we, wat is de technologie push, hoe gaan we met startups om? We hebben ook een aantal contracten met startups gesloten. En waarom? Omdat wij denken dat de technologie push voor de komende jaren de grootste driver is van digitalisering.  Als we daar niet in meegaan nu, dan worden we zo meteen opgeslokt en gaan anderen voor ons bepalen wat je moet gaan doen. Ik denk dat dit voor de overheid een van de belangrijkste thema’s is. Er komt echt veel op de overheid af. Daar moet je op inspelen.