Wat voor gemeente willen we zijn voor onze inwoners?
Wat voor gemeente willen we zijn voor onze inwoners? En wat betekent dat voor onze gemeentelijke dienstverlening? Dat was de hoofdvraag voor de gemeente Venlo om aan de slag te gaan met het Optimaal Digitaal Spel. Chantal Wijnands, proces en ontwikkelmanager bij de gemeente Venlo en Marjo Lemmen-Wijnen, hoofd Publieke Informatievoorziening vertellen hoe zij het spel hebben ingezet.
Bewustwording creëren voor omnichannel
“We hebben het Optimaal Digitaal Spel gebruikt om bewustwording te creëren voor het onderwerp ‘omnichannel’. Dit deden we tijdens een bijeenkomst met de directie, programmamanagers, hoofden en strategen die met beleid bezig zijn. Het ging hierbij met name over kennisoverdracht en samenwerken,” vertelt Chantal.
Van tevoren stelden ze duidelijke doelen die aansluiten bij de dienstverlening van de gemeente, namelijk: wat voor gemeente willen wij zijn voor onze inwoners? Marjo: Vanuit onze besturingsfilosofie willen we nadenken over onze gemeentelijke dienstverlening. Deze vragen stonden centraal tijdens het spelen van het spel. Denken we vanuit de leefwereld van onze inwoners, bedrijven en organisaties? Streven we naar eenvoud en zijn we samen één geheel? En werken we eigenlijk wel integraal?
Doelen van het spel
De organisator (1 van de beleidsmedewerkers) bedacht doelen om het spel mee te spelen en maakte een selectie van tipkaarten uit de Speelset Omnichannel.
De gestelde doelen om een visie te vormen over gemeentelijke dienstverlening:
1. Inclusief: iedereen vindt zijn weg bij de gemeente Venlo; niemand wordt of voelt zich buitengesloten.
2. Naadloos: de dienstverlening verloopt snel en eenvoudig, ongeacht product of kanaal.
3. Informatie gestuurd: de organisatie is in staat actief te sturen op de kwaliteit van dienstverlening.
Marjo vertelt: “Door te spelen met een duidelijke hulpvraag en concrete doelen was het voor de spelers makkelijker om gerichte acties te bedenken.”
Discussies en ‘vechten’ om tipkaarten
Chantal vertelt dat de dynamiek in de groepen heel divers was: “Bij sommige groepen heerste een uitgesproken mening over de tipkaarten, kijkend naar de gestelde doelen. Er werden weinig tipkaarten gelegd op ‘meer doen’ en ‘blijven doen’. De ronde van ‘pak weg’ werd aangepast omdat er te weinig kaarten in het spel waren. Daardoor was het noodzakelijk om enige aanpassingen in het spel te doen. Terwijl er bij andere groepen discussies ontstonden en er zelfs ‘gevochten’ werd om tipkaarten. Welke tipkaart blijft in het spel en welke niet? Voor elke tipkaart die in het spel bleef, bedachten de deelnemers een actie om 1 van de gestelde doelen te bereiken.”
Volgens Marjo is het een mooie bijkomstigheid dat de deelnemers het spel hebben gespeeld, zodat zij dit binnen kleinere groepen kunnen gebruiken om onderwerpen te bespreken op een interactieve manier. Ze hoopt dan ook dat het spel intern vaker gebruikt gaat worden voor uiteenlopende onderwerpen.
“We kijken terug op een inspirerende middag met leuke discussies en gesprekken. Dit leverde positieve energie op. Ik denk dat dit een goede eerste stap was om bewustwording te creëren. Hiermee zijn we er natuurlijk nog lang niet, maar we blijven werken aan de ontwikkeling van dienstverlening, digitale volwassenheid en het stapsgewijs aanpakken van kansrijke verbeteringen.”
Ook het Optimaal Digitaal Spel spelen?
Wil jij ook, net als de gemeente Venlo, aan de slag met het onderwerp ‘omnichannel’? Gebruik dan de Speelset Omnichannel van het Optimaal Digitaal Spel.